Zurück zu Things

Es gibt viel zu tun. Größere Projekte und kleinere Dinge wollen erledigt werden. Teils kurzfristig, teils über Monate hinweg. Ich hatte irgendwann keine Lust mehr, überall Zettel liegen und hängen zu haben, auf denen steht, was ich noch zu tun habe. Ich wollte diese Dinge an einem zentralen Ort digital gespeichert haben. Warum? Weil mich ein Zettel nicht an Termine erinnern kann und weil spätestens ab dem zweiten Zettel nicht mehr klar ist, welcher der aktuelle ist oder welche Tätigkeiten es insgesamt noch gibt. Ich hatte in der Vergangenheit schon beschrieben, wie ich mit GTD – Getting Things Done – umgehe:

Ich bin nun gerade dabei, einen Software-Wechsel zu vollziehen: Von OmniFocus zurück zu Things. Mehr über die Gründe nach dem Klick

OmniFocus

Keine Frage, OmniFocus ist ein tolles Werkzeug. Die Erfassung am Mac ist sehr schnell, gut durchdacht und es gab schon sehr früh einen Abgleich der Daten zwischen verschiedenen Macs und iOS-Geräten. Zunächst über MobileMe, später über einen eigenen Server, da iCloud nicht unterstützt wurde.

Sehr gut gefallen hat mir die Erfassung der Tätigkeiten, die sehr gut mit der Tastatur funktioniert. Das Highlight ist die Eingabe eines Datums. Fast alles wird irgendwie sinnvoll interpretiert. Ob man also nur 6.5. schreibt oder einfach „morgen“ oder +7t (in 7 Tagen) oder +3w (in 3 Wochen), man hat einfach sehr schnell seinen wirren, menschlichen Gedanken als Datum erfasst.

Weniger gut gefallen hat mir in der ganzen Zeit der Abgleich der Daten. Zwar ist nie etwas verloren gegangen und es wurde auch nie etwas gedoppelt etc. Es war also technisch immer in Ordnung. Aber es war auch immer sehr langsam. So langsam, dass ich meistens keine Lust hatte, die Anwendung auf dem iPhone überhaupt zu öffnen.

Man konnte zwar noch während des Abgleichs eine neue Aufgabe erfassen, aber mir war dann nie klar, ob diese neue erfasste Aufgabe dann auch in die Cloud übertragen war oder nicht, weshalb ich den Abgleich dann immer noch einmal manuell startete, um sicher zu sein. Das alles hilft natürlich nicht, wenn man schnell mal gucken möchte, was noch zu tun ist oder man schnell ein paar Dinge als erledigt markieren möchte. Dann heißt es: Warten.

Auch am Mac klemmt die Synchronisation. Weckt man nämlich seinen Mac auf, dann dauert es immer einen kleinen Augenblick, bis die Internetverbindung wieder für die Anwendungen verfügbar ist. OmniFocus möchte aber offenbar schon vorher seine Daten abgleichen und dies schlägt dann fehl. Es wird am Sync-Knopf ein Ausrufezeichen angezeigt. Statt es dann in ein paar Sekunden nochmal zu versuchen (nach einem Wakeup), passiert für mindestens eine Stunde nichts mehr. So habe ich schon einige ToDo-Einträge nicht gesehen, die ich am iPhone erfasst hatte. Und ich hatte schon so einige ToDo-Einträge vor der Nase, die ich an einem anderen Mac längst als erledigt gekennzeichnet hatte. Drück man den Sync-Button, wird nicht einfach ein neuer Abgleich versucht, sondern man sieht zunächst einen Dialog mit der Fehlermeldung um dort endlich den Abgleich erneut starten zu lassen.

Alles in allem war das mit der Zeit einfach lästig.

Things

Inzwischen gab es Things2 und mit dieser Version auch eine Synchronisation over the air, endlich. Lange haben wir Things-Nutzer darauf gewartet. Ich hatte am Beta-Test teilgenommen und war doch ganz angetan von der Geschwindigkeit des Abgleichs. Nun war Things2 final verfügbar und ich dachte mir, ich sollte es vielleicht noch einmal versuchen.

Things ist deutlich simpler gestrickt als OmniFocus. Normalerweise sollte es aber reichen. Mir ist natürlich sofort wieder aufgefallen, dass Things nach wie vor keine Unterordner kennt. Ich habe zwar nicht vor, meine Aufgaben noch lange zu sortieren aber eine Gewisse Übersichtlichkeit und Zuordnung ist schon hilfreich. So hatte ich bei OmniFocus verschachtelte Projekte um Kunden-Projekte von Privaten Aufgaben zu trennen etc. Ich hatte ein paar Platzhalter-Projekte für laufende Tätigkeiten wie Wunschzettel, Einkaufslisten, Buchhaltung, etc.

Hier muss ich bei Things etwas umdenken und alles etwas simpler strukturieren – was nicht unbedingt schlecht sein muss.

Ich habe nun meine offenen Aufgaben händisch nach Things übertragen und dabei den Projekt-Begriff wieder so definiert, wie er wohl auch gedacht ist: Ein Projekt ist eine Sammlung von Tätigkeiten zu einem definierten Thema. Ein Projekt ist irgendwann erledigt, nämlich wenn alle Tätigkeiten erledigt sind.

Für die Dinge, die laufend neu hinzukommen, Buchhaltung und ähnliches, gibt es Bereiche. Eine neue Tätigkeit kann also einem Projekt gehören oder einfach in einem Zuständigkeitsbereich liegen.

Ich habe nun also wirklich nur noch echte Projekte als solche angelegt. Da man diese nicht mehr verschachteln kann, helfe ich mir über einen Namens-Prefix um bestimmte Projekte alphabetisch sortiert zusammen zu halten. Alle Projekte, die mit Happy Shooting zu tun haben, fangen mit „HS“ an. Bei Kundenprojekten steht der Kundenname vorne.

Alle anderen Tätigkeiten, die sich einfach so ansammeln, werden jetzt Bereichen zugewiesen. So gibt es bei mir z. B. Bereiche für Einkauf, Buchhaltung, Wunschzettel, Urlaub, Wohnung, Blog und noch ein paar mehr.

Sollte das noch nicht reichen, so kann ich den Tätigkeiten auch noch Tags zuweisen, nach denen ich ebenfalls suchen/filtern kann. Tätigkeiten im Bereich Blog haben z. B. noch Tags für die Kategorie im Blog.

Ich werde Things die nächsten Tage und Wochen ausschließlich für meine Aufgaben nutzen und sehen, ob ich damit besser klar komme als mit OmniFocus.

Der Abgleich der Daten geht bisher jedenfalls deutlich schneller und unauffälliger mit Things. Das war ja auch mein Hauptgrund, um wieder zu wechseln. Erfassen von neuen Aufgaben empfinde ich am Mac derzeit noch als unbequemer. Eine Aufgabe, die am iPhone in der gelben „Heute“-Liste auftaucht ist aufwendiger abzuhaken als bei OmniFocus. Dazu habe ich bereits einen Verbesserungsvorschlag an Cultured Code geschickt. Mal gucken.

4 Kommentare zu “Zurück zu Things

  1. Peter Brülls

    Ja, das Unterwordner-Problem kann ich nachvollziehen. Wobei man bedenken sollte, ob man sich nicht zu viel aufgehalst hat, wenn man diese braucht. Oder zu fein granuliert.

    In Things kommen bei mir aber auch nur noch die langfristigen Sachen, bzw. Dinge, die von selbst wiederauftauchen sollte, und die ich bis dahin nicht sehen möchte.

    Und kleine Sachen – Erinnerungen wie „Morgen um 7 Nudeln kaufen“ kommen via Siri in die iCloud-Erinnerungen. Da gibt es zwar Überschneidungen zu Things, aber es ist ja keine Religion.

  2. Pingback: Zurück zu TaskPaper | Thomas Kuhn | Fotograf

  3. Hallo Boris, lustig, das zweite Thema, das uns verbindet – neben Banking am Mac ;)

    Ich habe hier in meinem Blog (http://blog.icoco.eu/tagged/gtd) in letzter Zeit auch ein paar Mal meine Gedanken zu einigen Aufgabenverwaltern beschrieben und auch einen Vergleich angestellt. Das Thema trieb mich jahrelang um, seit einiger Zeit habe ich mich aber dann endgültig (haha) für Things entschieden. Und bereue es bisher nicht. Things ist für mich wie ein Maßanzug, alles passt. Projekte und Bereiche, Tags (nutze ich kaum) – das reicht mir, sonst verbringe ich am Ende mehr Zeit damit, mir Gedanken über Ein- und Zuordnungen zu machen, als damit, die Dinge zu erledigen. :)

  4. Was ich klasse finde ist, dass man bei things einstellen kann , ob es die per Siri eingesprochenen Erinnerungen in den Eingang importiert weden sollen. Nachdem der Import durchgeführt (tollerweise mit Erinnerungs Datum) ist, sind die Erinnerungen nicht doppelt vorhanden sondern nur noch in Things sehbar.

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