nSonic #226 – Denk Mal – Von der Kunst der Selbstorganisation (4)

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Software hilft

 

Software hat nur ein prinzipielles Problem: Sie ist meistens nicht dort, wo Du gerade bist. Wie sollst Du also unterwegs neue Aufgaben erfassen oder beim Büroartikel-Händler vor Ort nachschauen, was Du sonst noch so brauchst?

Zum Glück leben wir aber inzwischen in einer Zeit, in der diese Probleme lösbar sind. Voraussetzung dafür ist nur, dass Du neben einem Rechner auch einen mobilen Rechner hast. Ich gehe in diesem Fall von einem Mac und einem iPhone aus. Es gibt aber sicher auch Lösungen für Windows, Linux, Android, RIM oder Symbian etc. Da musst Du allerdings dann selbst mal auf die Suche gehen.

Weblösungen

Es gibt kleinere und größere ToDo-Listen die sich rein im Web bearbeiten lassen. Alles was man also benötigt ist ein Browser. Damit ist dieses Konzept natürlich am flexibelsten und von überall auch ohne teure Mobilgeräte zu nutzen.

Ich muss aber gestehen, dass alles, was ich bisher gesehen habe, nur für einfachste Anwendungen genügt. Sobald die Lösungen etwas mehr können benötigt wird man häufig monatlich zur Kasse gebeten oder sie sind einfach unübersichtlich oder unnötig kompliziert.

Dennoch gibt es viele Anwender von solchen Lösungen die damit zufrieden sind und oftmals gibt es auch Software für den lokalen oder mobilen Client. Ein Blick lohnt also durchaus.

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Der Vorteil ist, dass die Daten im Web gespeichert und somit von überall zugänglich sind. Der Nachteil ist, dass Du immer online sein musst um Deine Aufgaben zu sehen und zu verwalten. Außerdem bist Du direkt abhängig vom Anbieter: Verliert der die Daten eines Servers, dann sind unter Umständen auch Deine Aufgaben weg. Wird der Dienst eingestellt sind Deine Daten weg. Wie es um die Datensicherheit steht weißt Du normalerweise auch nicht. Es wäre also gut, keine allzu vertraulichen oder brisanten Daten einzutragen.

Vertreter dieser Art sind unter anderem:

Offline Lösungen

Neben den reinen Weblösungen gibt es aber auch Software die lokal auf dem Rechner läuft. Vorteile und Nachteile sind im Grunde genau umgekehrt wie bei den Weblösungen. Datensicherheit ist gegeben bzw. hängt von Dir selbst ab. Du kommst auch ohne Internetverbindung an Deine Daten. Allerdings liegen diese Daten nur lokal auf einem Rechner…

Um die Daten jetzt wirklich überall dabei zu haben, müssen sie zwischen den verschiedenen Geräten synchronisiert werden, was aber glücklicherweise inzwischen kein so großes Problem mehr ist.

Es gibt mindestens zwei große Programme dieser Kategorie: Things und OmniFocus. Ich möchte jetzt kein komplettes Review an dieser Stelle wiedergeben, daher nur kurz ein paar grobe Punkte dazu:

Things

  • Things ScreenshotAnbieter: Cultured Code
  • Verfügbar für Mac, iPhone, iPad
  • Sieht sehr schick aus
  • Schnell zu verstehen und zu nutzen
  • Praktische „Heute“ Übersicht. Zeigt automatisch Aufgaben die Heute zu erledigen sind. Man kann Aufgaben mit Klick auf einen Stern aus dieser Liste entfernen, diese tauchen dann am nächsten Tag automatisch wieder auf
  • Projekte, Aufgaben
  • Kein Kontext. Stattdessen Tags von denen beliebig viele zu einer Aufgabe zugeordnet werden können
  • Sync der Geräte nur im lokalen Netzwerk. Bevor Du aus dem Haus gehst solltest Du also Things am Mac und am iPhone und ggf. auch am iPad einmal starten, damit alle auf dem selben Stand sind.

Things ist im Grunde ein sehr einfaches System das man sich aber auch etwas komplexer gestalten kann. Sehr intuitiv und für kleinere bis mittlere Anforderungen locker ausreichend. Ich würde es noch immer einsetzen, wenn der versprochene Sync über das Internet denn mal gekommen wäre. Jeden Tag, ggf. mehrmals, die Software auf allen Geräten (zwei Macs und iPhone) starten zum Abgleich? Theoretisch in Ordnung. Praktisch klappt das nicht – weil man es schlicht vergisst oder aus zeitlichen Gründen nicht macht.

Things findest Du hier

OmniFocus

  • OmniFocusAnbieter: OmniGroup
  • Verfügbar für Mac, iPhone, iPad
  • Optisch eher altbacken. OmniFocus entstand aus dem Outliner aus gleichem Hause und das merkt man auch. Hat einen eher trocken, technischen Charme. Allerdings kann man sich das Programm sehr umfangreich anpassen. Schriftarten, Farben, etc. kann man komplett anpassen und so einen gewissen Stil in die Software bekommen. Man muss allerdings ein Händchen dafür haben, sonst sieht es hinterher schlimmer aus als vorher oder es ist Schick, aber unübersichtlich. Ich habe noch die Standardeinstellungen… Wer hier gute Einstellungen für etwas mehr Stil hat möge sie mir mitteilen smile
  • Komplizierter zu nutzen. Die richtige Bedienung und korrekte Nutzung erschließt sich einem nicht sofort. Zum Glück gibt es viele Videos und Tutorials. Die braucht man aber auch. Selbst danach kommt einem manches noch unnötig kompliziert vor. OmniFocus setzt GTD konsequent um und zwingt einen mehr oder weniger in diese festen Abläufe. Nicht immer gut, teilweise zu umgehen. Man muss einen Weg in das Programm aber erst finden, was dauern kann.
  • Projekte, Aufgaben, Kontext. Dazu noch (relativ) frei definierbare Ansichten. Fast alles geht, aber vieles muss eben auch gemacht werden.
  • Synchronisation aller Geräte kann auf verschiedene Arten erfolgen. Zum Beispiel wie Things im lokalen Netzwerk, über ein Laufwerk, über einen eigenen WebDAV-Server aber auch über MobileMe.

Zu OmniFocus bin ich allein wegen der Synchronisation über MobileMe gekommen. Das funktioniert bei mir von Anfang an mit beiden Macs und dem iPhone problemlos. Am iPhone dauert es beim starten der Anwendung einige Sekunden (bis zu 30 Sekunden können es schon mal sein am iPhone 3G) bis die Datenbank abgeglichen wurde. In der Zeit kann man zwar neue Aufgaben erfassen aber nicht in den vorhandenen stöbern. Zumindest war das mal so. Bei meinem iPhone4 geht der Sync deutlich schneller und ich konnte währenddessen auch schon mal durch Aufgaben und Projekte schauen.

Ich finde es insgesamt sehr mächtig aber teils auch sehr umständlich. Die Erfassung am iPhone könnte sicher einfacher gehen aber es funktioniert auch so ganz gut.

Ich brauche den Sync über das Internet weil ich nur so meine Daten immer aktuell habe. OmniFocus bietet das und das Programm wird ständig weiterentwickelt.

Die iPad-Version sieht komplett anders aus und hat einen schickeren Look bekommen. Einige Ideen sind auch schon in die Mac-Version eingeflossen damit das Programm übersichtlicher und etwas einfacher wird. Ich gewöhne mich langsam an OmniFocus. Sollte Things aber einen wirklich funktionieren Abgleich über MobileMe oder Dropbox anbieten, könnte ich evtl. wieder zurück wechseln weil es für mich einfach klar war wie es funktioniert, bzw. ich einfach besser gesehen habe, was zu tun ist.

OmniFocus findest Du hier

 

Fazit

Egal ob Papier, Web oder lokale Software. Wichtig ist nur, dass Du es aufschreibst, terminierst und dann kontrolliert abarbeitest. Wenn Du Dir Software anschaust, lass Dich nicht von 1001 Funktionen blenden. Probiere es mit Deinen konkreten Projekten aus und schaue Dir an, was am besten für Dich funktioniert. Lass es lieber etwas hässlicher aussehen wenn es dafür schnell und einfach ist. Du möchtest Dinge vorrangig erledigen – nicht sie verwalten.

Welche Lösung nutzt Du? Welche Vor- und Nachteile hast Du im Laufe der Zeit festgestellt? Ich freue mich auf Deinen Kommentar.

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12 Kommentare zu “nSonic #226 – Denk Mal – Von der Kunst der Selbstorganisation (4)

  1. Hallo Boris,

    eine kleine Korrektur:
    Things hat sehr wohl die Möglichkeit den Kontext zu verwalten. Bei Things nennt sich das „Areas“ und ist sogar auf der oben von Dir verwendeten Abbildung von Things zu sehen.

    Es ist also nicht notwendig die TAGs zu „missbrauchen“. ;-)

    Gruss
    Michael

    • Stimmt, Danke Michael! Das hatte ich glatt vergessen. Diese Areas kamen irgendwann hinzu, es gibt sie inzwischen aber schon recht lange. Also – Eine Ordnungsebene mehr bei Things als ich im Kopf hatte :)

  2. Hallo Boris.

    Danke für die tollen Folgen zu GTD. Ich beschäftige mich auch schon eine ganze Weile damit und hab auch das Buch dazu gelesen.

    Als Software hat sich für mich Evernote als bestes erwiesen. Da werden die Daten online gespeichert und es gibt Clients für Windows, Mac, iPhone, iPad, Android, usw. aber auch mit jedem Browser lässt sich das bearbeiten. Grundsätzlich ordnet man alles über Tags, die aber auch verschachtelt werden können. So gibt es bei einen Tag „zu hause“ der alles beinhaltet, was ich zu hqise tun will und in diesem gibt es einen Tag „Computer“ für alles was ich zu hause am Rechner erledigen muss. Neben Texten kann man da auch Fotos und Audio hochladen, sodass man mal schnell einen umfangreichen Gedanken einsprechen kann oder schnell mit Handy ein Foto von dem Geschenk für die Freundin macht. Ich nutze derzeit den Windows-Client auf 2 Rechnern und den Andorid-Client und beides funktioniert echt gut und ist immer aktuell. Das Gute an all dem ist. Es ist kostenlos! Man ist nurbeschränk auf einen Upload von 40 MB pro Monat. Klingt jetzt nicht viel, ist aber für reinen Text mehr als ausreichend.

    Falls man das ganze nicht online haben will, aber doch an verschieden Rechner arbeiten will, empfehle ich ein eigenes Wiki, wie.zum Beispiel TiddlyWiki. Das ist nur eine Html-Datei, welche ohne weiteres auf jeden USB-Stick passt und somit portabel ist. Die Bearbeitung ist recht einfach und Tags kann man da auch vergeben. Und es ist natürlich durch Html plattformübergreifend.

    So, lange Nachiricht mit viel Inhalt.

    Viele Grüße aus Dresden.

    lars

  3. Hi Boris,

    weil ich es nur für mittelgrosse Projekte bzw. für langfristige Dinge brauche, war ich nicht bereit, viel Geld für eine GTD-Lösung zu opfern. Deshalb habe ich mich für die App „ToDo“ auf unseren zwei iPhones entschieden, das über das kostenlose Toodledoo gesynct wird und am Mac via Browser zu editieren ist. Die Browser-Oberfläche ist gewöhnungsbedürftig, das gebe ich zu. Aber ich benutze sowieso fast ausschliesslich die ToDo-App, und die kann alles, was Du in Deinem Podcast angesprochen hast: Tags, Contexte, Projekte, usw. Ganz besonders erwähnenswert ist die konfigurierbare intelligente ToDo-Liste namens „Focus“, worüber sich schnell ablesen lässt, was aktuell und wichtig ist. Aufgaben können beispielsweise auch personenbezogen gespeichert werden, so dass ich auf meinem iPhone ToDos für meine Frau erfassen kann und umgekehrt. Dennoch sehe ich in meiner Aufgabenliste auch nur meine Aufgaben, und meine Frau ihre. Das Syncen des iPhones mit Toodledoo dauert max. 10 Sekunden. Eine iPad-Version der App gibt es ebenfalls.

    Du schreibst: „Der Nachteil ist, dass Du immer online sein musst um Deine Aufgaben zu sehen und zu verwalten“. Das ist für „meine“ Lösung nicht der Fall. Die Daten werden wie bei MobileMe „in der Wolke“ und zusätzlich lokal gehalten und mit dem Dienst automatisch (oder auf Wunsch auch manuell) synchron gehalten.

    Hier der Link zur App:
    http://itunes.apple.com/app/todo/id282778557?mt=8

    Und hier zu Toodledoo:
    http://www.toodledo.com/

    Wer Toodledoo nicht traut kann in der App auch einen anderen Dienst zum syncen einstellen.

    Wie immer vielen Dank für Deinen Podcast, den ich gerne „flattere“.

    Ciao
    napfekarl

    • Das klingt ja ganz gut. Die App gucke ich mir wohl mal an.
      Bei Todledo ist nur auf der Webseite nicht wirklich erkennbar, wer da eigentlich dahinter steckt und wo die Daten gespeichert werden. Generell sollte man etwas vorsichtig sein wenn man auf einen Web Dienst setzt. Ich selbst habe da kein so grosses Problem mit aber es sollte schon erwähnt werden.

      • Hi Boris,

        ich habe jetzt eine Weile schon todo als iPhone-App und hatte anfangs auch mit Toodledoo synchronisiert, bei der Suche nach einer Windows oder MAC Anwendung bin ich dann aber auch eine bessere Lösung gestoßen.
        Der Anbieter der todo-iPhone-Anwendung Appigo hat für 19.99$ pro Jahr eine eigene Online-Sync Lösung.
        http://www.appigo.com/todoonline

        Diese kann man auch kostenlos ausprobieren und von der bin ich begeistert, da sie sich sehr gut bedienen läßt und mein iPhone damit automatisch synchronisiert.

        Gruß Martin

      • MacAndreas

        Hallo Boris,

        Danke für Deinen Podcast, gefällt mir sehr gut! Geladen habe ich sie alle, leider habe ich noch nicht viele gehört…

        Die Folgen zu GTD finde ich super. Danke, dass Du mir „Kontext“ erklärt hast.

        Ich habe mir letztens ToDo für iPhone/iPad gekauft und zu erst auch mit Toodledo synchronisiert. Mich hat allerdings gestört, meine Daten jemand fFremden in die Hand zu geben. Es müssten dann die Aufgaben so geschrieben werden, dass keine schützenswerten Informationen dort abgelegt werden… schwierig… bei Todo Online von Appigo ist es ähnlich…

        Ich habe dann auf der Site von Appigo das kleine Tool Appigo Sync gefunden. Das funktioniert für mich perfekt. Es schreibt die Aufgaben in den Kalender. Ich habe zwei Macs, einen Mini zu Hause und ein Book im Büro. Beide synchronisieren den Kalender über MobileMe. Auf dem Book im Büro ist Appigo Sync installiert. Somit kann ich die iDevices im Büro synchronisieren… und als Desktop App habe ich Mail!

        Aufgaben, die ich in Mail eintrage, werden mit Appigo Sync auf das iDevice synchronisiert. Sicherlich habe ich in Mail nicht die Möglichkeiten und Felder wie in der App, aber für eine Überschrift reicht es. Ich habe für mich festgestellt, dass ich die meisten Änderungen eh‘ am iPhone durchführe.

        Mit Geektool und icalBuddy lasse ich mir dann alle Termine aus iCal und die Aufgaben aus Mail auf dem Desktop (sieht dann so aus: http://www.macosxtips.co.uk/index_files/display-ical-events-to-do-list-on-desktop.html) anzeigen.

        Gruß,
        Andreas

        • MacAndreas

          nach etwas: hier (http://www.macworld.com/article/132889/2008/04/autoicalevents.html) habe ich einen Artikel gefunden, wie man mit Hilfe von Automator ein kleines Skript erstellt, welches eine Aufgabe oder einen Termin in iCal einträgt. Dieser erscheint dann auf dem Desktop und im iDevice ;-)

          Über Spotlight findet sich das Skript recht schnell, mit Hilfe von Butler kann man dem Skript auch noch einen systemweiten Shortcut zuweisen…

  4. Pingback: Organisation mit doit | espressodoppio

  5. Peter Brülls

    Kleine Anmerkung to Things: Ja, Sync via Internet könnte mal allmählich bitte kommen.

    Ich behelfe mir da gerade mit Dropbox: Things DB auf Dropbor verschieben und sie steht auf allen Rechnern zur Verfügung.

    Aaaaaber: Es darf nur immer ein Things laufen, daher gibt es Cronjobs, mit denen ich auf den verschiedenen Rechnern Things abschieße. Morgens zu Hause und abends in der Firma, z.B.

  6. Hallo Boris!
    nur eine kleine Frage…
    Arbeitest Du immer noch mit Things o.Ä. oder nutzt Du inzwischen „Standardapps“ wie die MacOS Reimender / iOS Reminder?
    LG Florian
    PS: Ich fand Deinen Podcast immer klasse! Schade, dass er schläft. „Bruder Jakob, Bruder Jakob….“

    • Hi Florian – der Podcast ist bei mir gedanklich noch nicht abgeschrieben. Er ruht erst mal. Bis mal wieder mehr Zeit ist oder ich ein anderes Konzept finde ;)

      Things hatte irgendwann den Sync über Internet gebracht und zwar so gut und schnell, dass ich seither bei Things bin. OmniFocus war mir zu komplex für meine Zwecke. Things bietet alles was ich benötige und ich hatte in all den Jahren, mit 3 Geräten noch nicht ein einziges Problem :)

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