nSonic #223 – Denk Mal – Von der Kunst der Selbstorganisation (1)

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Du kennst das, richtig? Ständig ist überall irgendetwas zu tun. Mehrere Kunden warten auf die Fertigstellung Ihrer Projekte, Du wartest wiederum auf Antworten von Kunden, die Garage sieht chaotisch aus – zum Glück nicht so chaotisch wie Dein Büro, neue Fotos sollen schon lange an die Wand – aber die Tapeten…, das Auto muss zur Inspektion, drei neue Programme wolltest Du noch ausprobieren, der Urlaub ist noch nicht gebucht und das Backup Deiner Rechner ist auch schon wieder eine Weile her.

Du kommst nach Hause, den Kopf voll mit all diesen Dingen die erledigt werden wollen und das erste was Du denkst ist: „Später!“. Du schiebst alles vor Dir her weil Du ohnehin nicht so genau weißt wo Du anfangen sollst. Hier und da wird mal etwas erledigt aber so richtig ein Ziel ist nicht zu erkennen – und wenn, dann nur für kurze Zeit.

Wie kann man diesen Haufen verknoteter Spaghetti lösen und die einzelnen Aufgabenstränge gezielter abarbeiten?

 

Voraussetzungen

Im Grunde alles ganz einfach:

 

  1. Willst Du es wirklich tun? Du MUSST es WOLLEN! Wenn Du nicht aus tiefster Überzeugung WILLST, dann kannst Du direkt aufhören darüber nachzudenken. Gemeint ist: a) Organisation und b) die Arbeiten selbst!
  2. 100% – weniger gibt es nicht. Entweder ganz, oder gar nicht. Du willst es? Gut – Dann tu es auch! Gemeint ist wieder a) Organisation und b) die Arbeiten selbst!

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Es gibt immer Aufgaben, die Du nicht gerne erledigen möchtest. Wenn Du diese Aufgabe aber angenommen hast oder sie unausweichlich an Dir hängt, dann gibt es nur eine einzige Konsequenz: Tu es! Ich meine, entweder Du hast diese Aufgabe als „zu erledigen“ in Deinem Kopf oder nicht. Wenn Du sie im Kopf hast, dann musst Du da auch durch, erledige es! Wenn Du 100%ig weißt, dass Du diese Aufgabe nicht lösen möchtest, dann gib sie ab. Kannst Du das nicht, egal aus welchem Grund, dann musst Du es selber tun.

Ganz wichtig ist: Egal wie, egal womit Du Dich organisieren möchtest, nichts wird die Arbeiten für Dich erledigen. Arbeiten musst Du selbst. Die Organisation kann Dir aber helfen den Kopf frei zu bekommen, zu verhindern, dass Du etwas vergisst. Wenn Dir das in letzter Konsequenz klar ist, wenn Du wirklich die Arbeiten erledigen möchtest und Du Dich wirklich organisieren möchtest, dann bist Du bereit smile

 

Die Liste

Zum einkaufen hast Du sicherlich eine Liste dabei, einen Einkaufszettel. Brot, Butter, Tomaten, Aufschnitt, … Das ist bereits eine Organisation, eine Ordnung die Du Dir ganz automatisch geschaffen hast. Wirklich, mehr ist es nicht. Eine einfache Liste kann Dein ganzes Leben vereinfachen.

 

Übertrage den Einkaufszettel auf Dein Leben. Ja, Dein Leben! Zum einen gibt es natürlich die Aufgaben die einfach so anfallen wie z. B. Glühbirnen die getauscht werden müssen, Blumen die gegossen werden sollen und so weiter. Zum anderen gibt es da Aufgaben die Du persönlich steuerst wie z. B. Auftragsarbeiten für Kunden oder Bekannte. Es gibt aber auch Aufgaben, besser gesagt Ziele, die Du Dir für Dich selbst setzt wie z. B. einen bestimmten Abschluss oder eine besondere Ausbildung zu erreichen, eine besondere Reise zu machen oder ein eigenes Haus zu bauen.

All diese Dinge begleiten Dich. Werden es zu viele, dann werden sie Dich belasten und überfordern oder Du wirst unbewusst, aus purem Selbstschutz, einen Teil davon einfach verdrängen oder vergessen.

Darum die Liste. Schreib all diese Dinge auf. Das ist der einfachste Weg. Stift, Zettel, schreiben. Wirklich, es ist so einfach. Keine Magie. Nur eine Liste – aber was für eine!

Listen aufteilen

Wenn bei Dir sehr viele Dinge aus den verschiedenen Kategorien (siehe oben) anfallen, dann kann es helfen, wenn Du Dir drei Listen machst.

  • Eine Liste für alles was sehr kurzfristig anfällt oder passiert. Die Glühbirne die getauscht werden soll, ein Paket das verschickt werden muss, ein Geschenk das Du besorgen sollst.
  • Eine Liste für alles, was Du selbst steuern kannst. Deine Kundenprojekte.
  • Eine Liste für Deine persönlichen, langfristigen Ziele. Ausbildung, Reise, Hausbau, Karriereziele

Das bringt schon eine Menge Ordnung in den wilden Gedankenstapel.

Die erste Liste solltest Du Dir täglich anschauen und sie nach Möglichkeit abarbeiten. Nichts auf dieser Liste gehört auf die lange Bank geschoben. Es sind die kurzfristigen Tätigkeiten die einfach erledigt werden müssen und oft sind sie auch wirklich schnell abzuhaken.

Die zweite Liste solltest Du mindestens wöchentlich anschauen und den Fortschritt vermerken, sprich, erledigte Dinge streichen. Danach siehst Du gleich, welche Dinge für die nächste Woche anstehen. Diese Liste enthält all die Dinge, die eher mittelfristig zu erledigen sind oder die eine längere Zeit benötigen bis sie abgearbeitet sind. 
Sehr oft werden einzelne Punkte auf dieser Liste zu grob formuliert sein, so dass Du sie besser in einzelne Unterpunkte auflöst. Kleine Dinge lassen sich einfacher erledigen als das große Ganze. Statt: „Bandshooting mit den hüpfenden Tontauben“ solltest Du also besser einzelne Punkte notieren wie:

  • Besprechung mit Band. Stil der Fotos, weitere Anwendungen besprechen
  • Location Suche
  • Akkus laden
  • Fototasche packen (Kamera, 4 Blitze, 4 Blitzstative, Akkus für Blitze, Ladegerät, (etc. – Du schreibst natürlich auf was Dir einfällt und was Du brauchst und ergänzt es ggf. sobald Dir etwas neues einfällt)
  • Shooting. Sets: (…auch hier ergänzt Du was abgesprochen war. So vergisst Du kein Set)
  • Fotos importieren, Auswahl treffen
  • Auswahl online stellen; Band wählt 5 Fotos
  • Bandauswahl bearbeiten
  • Bearbeitete Fotos brennen, versenden, Rechnung erstellen
  • Zahlungseingang prüfen

Das ist jetzt natürlich nur eine mögliche Idee die Du inhaltlich an Deinen Arbeitsablauf anpassen solltest aber es gibt doch eine konkrete Idee was ich mit der Aufteilung großer Aufgaben meine.

Die dritte Liste enthält alle langfristigen Projekte und Ziele. Hier solltest Du mindestens einmal pro Monat drauf schauen. Das sind lächerliche 12 Blicke pro Jahr aber sie helfen dabei, die richtigen Pfade zu finden und sie dann auch einzuschlagen.

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3 Kommentare zu “nSonic #223 – Denk Mal – Von der Kunst der Selbstorganisation (1)

  1. alex axellander

    Hi Boris

    bitte mehr davon.
    Bin ein Chaot und moechte gerne Ordnung haben.

    gruesse Alex / axellander(01)

  2. Hi Boris,

    ich beschäftige mich (wie sicher viele) seit einiger Zeit mit GTD und habe mich gefreut das du dir das Thema vorgenommen hast. Bitte mehr davon.

    Grüsse
    Peter

  3. Pingback: Organisation mit doit | espressodoppio

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