E-Mail Eingang als Notiz-Sammelbecken? Alternativen?

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Ich bin ambivalent – Ich mag es strukturiert, ordentlich, aufgeräumt. Allerdings entgleitet mir diese Ordnung zunehmend. Informationen prasseln täglich, stündlich auf mich ein, nicht um alles kann ich mich sofort kümmern und so sammeln sich diese Dinge an.

Diesmal kann ich Euch hier keine Patentlösung präsentieren. Noch nicht. smile

Stattdessen frage ich Euch, wie Ihr mit dieser Herausforderung umgeht. Nachfolgend schildere ich Euch kurz, wo die Herausforderung bei mir liegt und was für eine Lösung ich mir vorstellen könnte. Meine Hoffnung ist, dass einer von Euch diese Aufgabe schon gelöst hat und mir einen guten Tipp geben kann smile

Alles ist E-Mail

Bei mir läuft derzeit fast alles über E-Mail. Warum?

Weil es einfach ist, weil es von überall aus funktioniert, weil ich immer darauf zugreifen kann. Wirklich, aus jeder Anwendung am iPhone heraus kann ich Dinge per E-Mail verschicken und auch am Desktop ist das unter Windows und am Mac sehr einfach zur machen.

Weil ich den Kram wiederfinden kann. Die Suche in Googlemail ist verdammt gut, auch am iPhone, wo ich derzeit Spark nutze, habe ich jede Mail sehr schnell gefunden. Volltextsuche macht es möglich.

Dabei kann ich die Mails in verschiedene Kategorien einordnen – Da wären die einfachen Fälle, die keine Herausforderung sind:

  • Temporäre Informationen. Newsletter, allgemeine Rückmeldungen, Statusmeldungen und so weiter. Eben alles, was ich nach kurzem Lesen entweder direkt löschen oder einfach beantworten kann. Fall erledigt. Mailbox aufgeräumt. Kein Problem.
  • Kurzfristige Informationen. Bestellbestätigungen, Versandbenachrichtigungen, alle Dinge, um die ich mich nicht direkt kümmern muss, die ich aber für ein paar Tage im Auge behalten möchte. Wenn ich etwas bestellt habe, schiebe ich die Mails in einen speziellen Ordner. Ist die Lieferung eingetroffen, der Betrag überwiesen und die Rechnung ggf. archiviert und für die Steuer erfasst, kann ich die Mails löschen oder archivieren. Das ist kein Problem. Funktioniert gut.
  • Mittelfristige Informationen. Bestellt z. B. jemand einen Workshop bei mir, landen die Mails in einem speziellen Ordner für diesen Workshop. Der Workshop kann noch ein paar Monate in der Zukunft liegen und der Ordner im Mail-Eingang ermöglicht es mir, einfach nach Namen oder ähnlichem zu suchen und so die Bestellung und Kontaktdaten zu finden, wenn es erforderlich sein sollte. Das geht einfacher als der Zugriff über meinen Online-Shop. Ist der Workshop vorbei, kann ich die Mails archivieren. Kein Problem. Die Mail blockieren mir nicht den Posteingang.

Dann aber sind dort die Mails, bei denen ich einfach kein klares Vorgehen finden kann:

  • Gutscheincodes und anderes Marketing. E-Mails mit Informationen, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums interessant sein können. Ich möchte jetzt nichts kaufen, es könnte aber in den nächsten Monaten passieren. Oder jemand den ich kenne möchte etwas kaufen, etc. Diese Mails liegen im Eingangsordner und nerven mich zunehmend. Ich könnte sie in einen eigenen Ordner schieben, nur würde ich sie dort nicht mehr sehen und sie vergessen. Außerdem werden es langsam mehr Ordner als ich mag.
  • Links, Informationen, Ideen. Alles, was ich mir selbst schicke. Ich sehe etwas interessantes, kann aber nicht direkt etwas damit anfangen. Ich möchte diese Informationen sammeln, weitere Daten dazu sortieren können um vielleicht zu einem späteren Zeitpunkt etwas damit anfangen zu können. Wohin damit? Ich möchte nicht für jedes Thema einen Ordner machen (Wildwuchs). Bisher sammelt sich der Kram in der Inbox sad
  • Dazu gehören auch Links zu Videos und Audiobeiträgen. Ich habe nur selten Zeit, mir diese Dinge anzusehen. Vieles lösche ich daher sofort. Manches interessiert mich aber genug, dass ich es mir per E-Mail als Erinnerung schicke und dann, in der Inbox, immer weiter vor mir her schiebe, bis ich endlich mal Zeit dafür finde. Manchmal möchte ich den Link dann weiter aufheben… Nur wo?

Was ich versucht habe

Mailbox Wiedervorlage.

Eine Zeit lang gab es die Anwendung “Mailbox” für iOS. Diese hat die Funktion der Wiedervorlage eingeführt. E-Mails verschwanden aus der Inbox und tauchten zu einem definierten Zeitpunkt wieder auf. Diese Funktion wird inzwischen von immer mehr Clients übernommen und ich liebe es! Leider gibt es kein einheitliches Vorgehen und so sind diese Wiedervorlagen nicht übergreifend kompatibel sad Immerhin, Spark macht es nun so, dass die schlummernden Mails aus der Inbox verschwinden und sie somit in keinem Client im Eingang auftauchen. Klasse!

Wiedervorlage ist eine Lösung für Dinge, die ich nicht sofort erledigen kann. Ich schiebe mir Mails aufs Wochenende oder auf den nächsten Monat und sehe sie dann wieder im Eingang. Das ist gut.

Funktioniert aber nicht für allgemeine Dinge, die ich einfach sammeln möchte um sie später, zu einem undefinierten Zeitpunkt, nutzen zu können.

Instapaper, Pocket, …

Ein Dienst, der sich Links merkt um sie zu sammeln oder später zu lesen. Klingt wie die ultimative Lösung. Hat für mich aber nicht funktioniert.

Ich weiß nicht mehr genau, warum ich von Instapaper weg bin, gab aber sicher einen Grund. Ich ging dann zu Pocket, ich glaube, weil ich meine Links dort verschlagworten konnte! Voll praktisch, dachte ich… Ich stolpere über eine Webseite, klicke einen Link im Browser und schon habe ich mir ein Lesezeichen gesetzt. Noch ein Stichwort dazu und fertig.

Da Problem, zumindest bei Pocket? Die Suche! Ich finde nichts bzw. kaum etwas wieder. Habe ich dort etwas archiviert, weil ich es schon angesehen habe, finde ich es nur wieder, wenn vorher das Archiv aufrufe. Die Suche läuft nur innerhalb einer Liste. Also nichts mehr archivieren, ich habe ja noch die Stichworte, die Tags. Pech gehabt! In die Suche einen Tag eintragen um alle betroffenen Beiträge zu finden? Geht nicht oder zeigt nicht alles. Also einen Tag anklicken. Blöderweise kann man immer nur einen Tag eintragen für den Filter. Was, wenn ich das Ergebnis weiter einschränken möchte? Alles mit Tag “Mac” und Tag “Software”? Geht nicht. Entweder sehe ich alle Mac-Beiträge oder alle Software-Beiträge. Unbrauchbar.

Mein wirrer Wunsch

Wie könnte ich mir den Workflow vorstellen?

  • Ich surfe im Internet. Das kann unter Windows mit Chrome oder am Mac mit Safari sein. Ich stolpere über eine interessante Webseite – Video, Audio, Shop-Seite mit toller Weste oder Hemd, Lesestoff der zu lang für 2 Minuten ist, etc. – klicke einen Knopf und der Link und im besten Fall die komplette Seite (Text und Bilder) wird gespeichert.
  • Gleiches muss funktionieren, wenn ich unter iOS mit Apps unterwegs bin. Also eine Senden-An-Erweiterung für Safari, Tweetbot und diverse andere Apps.
  • Optional kann ich Stichworte angeben um die Inhalte gezielter wiederfinden zu können. Ein intelligenter Vorschlag anhand der Inhalte kann praktisch sein, mindestens aber Tippvorschläge für bereits verwendete Stichwörter.
  • Manchen Einträge möchte ich ggf. ein Datum für eine Wiedervorlage mitgeben. Dann möchte ich an die Einträge erinnert werden um mich entweder darum zu kümmern oder um sie weiter zu verschieben weil noch weitere Daten fehlen.
  • Der Zugriff muss von überall möglich sein, wie mein E-Mail-Eingang. iOS, OS-X, Windows. Der Zugriff muss einfach, schnell und übersichtlich sein und eine gute Suche und Filter muss vorhanden sein.
  • Toll wäre es, wenn ich die Daten dabei auf meinem eigenen Webspace speichern könnte um nicht abhängig zu sein von einem Dienst, der plötzlich dicht macht, verkauft oder kaputt programmiert wird. Ich bin auch bereit dafür zu zahlen, allerdings nicht hundert Euro pro Jahr oder mehr, das ist es mir dann auch nicht Wert, dann mache ich mir lieber mehr Ordner im Mail-Eingang.

Was tun?

Im Grunde beschreibe ich da oben ein Pocket mit besserer Suche und Filter und Wiedervorlage-Option. Ein Mix aus E-Mail-Client und Instapaper, oder so.

Aber ist das wirklich ein guter Weg? Gibt es das? Geht es anders noch viel besser?

Wie und womit macht Ihr das? Ich bin auf Eure Kommentare gespannt.

6 Kommentare zu “E-Mail Eingang als Notiz-Sammelbecken? Alternativen?

  1. Hallo Boris,

    ich habe vor einigen Jahren einmal nach einer self-hosted Alternative für Pocket gesucht und bin über Wallabag gestolpert.
    Möglicherweise ist das was für dich. Seit ich das angetestet habe, hat sich wohl einiges getan — ob es eine Art Wiedervorlage gibt, weiß ich aber nicht. Aber im Bezug auf Suche, Tags und Plattformen sollte es deine Ansprüche erfüllen.

    Viele Grüße
    Timo

  2. Ich habe mich mittlerweile damit abgefunden dass man nicht für alles Zeit hat und wenn mir etwas in dem Moment des Entdeckens nicht wichtig genug erscheint um mir dafür ein kurzes Zeitfenster einzuräumen kann ich es oftmals auch vernachlässigen.

    In sofern verwende ich nur kleine, letztmalige Ablagen und was darin beim 2. Anlauf wieder verstaubt fliegt

    Videos:
    Sind meist auf YouTube und landen daher auf der dortigen später ansehen Liste. Vorteil – diese ist auch direkt am TV abrufbar wenn im TV Programm nichts läuft. Wird die Liste auf Grund von Zeitmangel oder anderem Interesse zu lang wird sie aufgeräumt bzw gelöscht.

    Artikel:
    Es gibt für alle Systeme den Dienst Pushbullet welcher es ermöglicht sich Notifications und ähnliches an alle oder gezielte Gerate zu senden. Sehe ich unterwegs interessante Artikel sende ich den Link per Push an meinen heimischen Chrome so dass die Seiten dort automatisch geöffnet sind sobald ich mich an den Rechner sitze. Was mir dann auch keine 5 Minuiten wert ist verschwindet.

    Links zu Produkten, landen bei mir in Google Notizen … wahlweise mit Erinnerung.

    Gutscheine bleiben in der Google Inbox, welche ja auch das aufschieben und die Erinnerung unterstützt. Ich hoffe die wird irgendwann so schlau sie automatisch bei Verfalldatum zu löschen.

    Das ist nun wahrscheinlich nicht die Lösung die du suchst, aber ich glaube der wichtige Punkt ist von den Dingen loslassen zu können. Pocket & Co schlug bei mir fehl weil ich dort nur selten hinein schaute. Zum beiseite legen gibt es in der heutigen Zeit zu viel neuen Content. Das gleicht einem Meer welches mit jeder neuen Welle etwas altes davon treibt.

  3. Evernote ist dafür geeignet. Sehr sogar!

  4. flaimo

    E-Mail ist kein Todo-Verwaltungswerkzeug. Todos und Anforderungen können von überall reinkommen: E-Mail, Telefonat, Gespräch am Gang mit dem Kollegen. Wenn ich auf eine E-Mail reagieren muss, dann markiere ich sie um so später leichter wiederzufinden, schreibe das Todo dann aber in Wunderlist rein. Sobald eine Mail nicht mehr relevant ist, wandert sie in den Archiv-Ordner. Siehe auch: http://www.pcmag.com/article2/0,2817,2401353,00.asp

  5. Hallo Boris,

    auch an dieser Stelle nochmal meine klare Empfehlung für Evernote (nein, ich werde nicht von Evernote bezahlt :-) ). Evernote ist nicht nur einfach ein Notizprogramm wie es auf den ersten Blick scheint.

    Was ich mit Evernote mache:
    – Sämtliche Post scannen (per Multifunktionsgerät aber auch mit passender App auf dem iPhone)
    – handschriftliche Notizen abfotografieren und ablegen
    – eMails an die persönliche Evernote-Adresse weiterleiten
    – PDFs ablegen
    – alles lässt sich bis in die Dokumente und handschriftlichen Notizen hinein durchsuchen
    – Verschlagwortung
    (Belege für ein bestimmtes Steuerjahr bekommen bei mir z.B. das Schlagwort „.Steuer 2016“, mit der Krankenkasse abzurechnende Rechnungen das Schlagwort „Abrechnung Krankenkasse“, zu bezahlende Rechnungen das Schlagwort „Offene Rechnung“).

    Über Schnellzugriffe habe ich dann auf einen Mausklick alle zu überweisenden Rechnungen. Nach Ausgleich lösche ich das Schlagwort raus, alle anderen Schlagwörter bleiben natürlich.

    Öffnungszeiten von Geschäften merken? Foto machen, in Evernote ablegen.

    Mit dem WebClipper kann ich komplette Webseiten in Evernote ablegen. Der Link zu der ursprünglichen Webseite wird in den Informationen mit gespeichert.

    Mehrere Notizen, Dokumente, Internetseiten zu einem Projekt fasse ich unter einem Stichwort zusammen. Projekte-Stichwörter fangen bei mir immer mit einem Punkt an (.Projektname), so finde ich alle Projekte in meiner Stichwortliste wieder und wenn ich ein Dokument einem Projekt zuordnen möchte, muss ich bloß den Punkt eingeben und bekomme eine Liste aller Projekte. Hier verfolge ich das GTD-Prinzip.

    Bestimmte Dokumente (z.B. mit Terminen im Kindergarten meiner Kinder) lege ich mir auf Termin. Diese werden mittlerweile auch im Outlook auf meinem iPad angezeigt und ich kann sie direkt daraus dann in der Evernote-App öffnen).

    Weiterhin verwende ich Todoist für meine Aufgabenplanung und füge mir in die Aufgaben die Links zu den zugehörigen Dokumenten in Evernote ein.

    Wenn jemand tiefergehendes Interesse hat kann man sich auch gerne mal online auf ein „Webinar“ treffen…

    Gruß
    Andre

  6. Hallo Boris,
    es gäbe da noch eine selbst-gehostete Variante zu Evernote. Von Synology gibt es NoteStation, die die meisten Funktionen von Evernote auch vorhält. Suche, Notizen, Schlagworte, Erinnerungen, Aufgaben, Apps für Android und iOS, Webclipper etc. und alles auf deinem Synology-NAS. Ich habe die Anwendung bisher nur mal kurz angetestet. Scheint aber ganz brauchbar.

    Beste Grüße
    Jochen

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