{"id":7324,"date":"2021-06-13T12:10:44","date_gmt":"2021-06-13T10:10:44","guid":{"rendered":"https:\/\/www.nsonic.de\/blog\/?p=7324"},"modified":"2021-06-13T12:10:44","modified_gmt":"2021-06-13T10:10:44","slug":"ablage-archiv-geschaeftsueberblick-geht-das-noch-einfacher","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.nsonic.de\/blog\/2021\/06\/ablage-archiv-geschaeftsueberblick-geht-das-noch-einfacher\/","title":{"rendered":"Ablage, Archiv, Gesch\u00e4fts\u00fcberblick \u2013 Geht das noch einfacher?"},"content":{"rendered":"<p>Ich habe seit vielen Jahren ein Gewerbe angemeldet f\u00fcr meine fotografische T\u00e4tigkeit. Damit einher gehen auch einige Verwaltungsaufgaben, damit ich einen finanziellen \u00dcberblick behalte und alle Rechnungen schnell und einfach wiederfinde. Ich ben\u00f6tige auch regelm\u00e4\u00dfig die Betr\u00e4ge f\u00fcr die Umsatzsteuervoranmeldung und ich m\u00f6chte meine Budgets im Auge behalten.<\/p>\n<p>F\u00fcr all diese Dinge habe ich mir im Laufe der Zeit einen Arbeitsablauf angew\u00f6hnt mit Hilfe verschiedener Programme. Und jedesmal denke ich mir: Geht das nicht irgendwie einfacher, mit weniger Einzelschritten?<\/p>\n<p>Ich m\u00f6chte Euch mein Vorgehen vorstellen. Zum einen in der Hoffnung, dass jemand noch Vorschl\u00e4ge aus der Praxis hat um das zu vereinfachen, zum anderen weil es auch so schon anderen helfen k\u00f6nnte <span class=\"wp-smiley emoji emoji-smile\" title=\":)\">smile<\/span> <\/p>\n<p><!--more--><\/p>\n<h2>Meine Anforderungen<\/h2>\n<ul>\n<li>Ich m\u00f6chte alle Dokumente elektronisch archivieren um sie bequemer finden zu k\u00f6nnen wenn ich sie mal ben\u00f6tige.<\/li>\n<li>Einnahmen und Ausgaben m\u00f6chte ich aktuell erfassen um immer einen m\u00f6glichst aktuellen \u00dcberblick zu haben<\/li>\n<li>Ich ben\u00f6tige dabei Summen pro Monat (der \u00dcbersicht wegen), Quartal (f\u00fcr die Umsatzsteuervoranmeldung), pro Jahr (wieder zur \u00dcbersicht) und im Vergleich zu den Vorjahren (Gesch\u00e4ftsentwicklung)<\/li>\n<li>Ich m\u00f6chte Einnahmen und Ausgaben in einer Budgeverwaltung f\u00fchren um mein Geld vorausschauend zu planen und nicht von j\u00e4hrlichen Rechnungen \u00fcberrascht zu werden.<\/li>\n<li>Am Jahresende m\u00f6chte ich m\u00f6glichst einfach alle Daten f\u00fcr die Steuerberaterin fertig haben ohne gro\u00dfen Aufwand.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Mit meinem aktuellen Workflow erreiche ich alle Ziele.<\/p>\n<h2>Software die zum Einsatz kommt<\/h2>\n<h3>DevonThink 3<\/h3>\n<p>Hier werden alle gesch\u00e4ftlichen Belege archiviert. PDF kann ich direkt importieren, Papier wird mit einem Fuji Snapscan gescannt und landet dann direkt in DevonThink.<\/p>\n<p>Ich vergebe manuell einen Titel f\u00fcr jedes Dokument, beginnend mit dem Beleg-Datum im Format Jahr_Monat_Tag \u2013 Damit kann ich Dokumente schnell nach Belegdatum sortieren (egal wann sie gescannt wurden)<\/p>\n<p>DevonThink erm\u00f6glicht au\u00dferdem eine Volltextsuche \u00fcber alle Inhalte, wenn ich z.B. die Rechnung f\u00fcr ein bestimmtes Produkt suche oder eine Rechnung mit einer bestimmten Rechnungsnummer. Sehr praktisch.<\/p>\n<p>Ganz wichtig: Die Dokumente befinden sich auf meinem NAS. DevonThink ist auf zwei Macs installiert und beide k\u00f6nnen jeweils den aktuellen Stand der Dokumente sehen und von beiden Ger\u00e4ten kann ich neue Dokumente hinzuf\u00fcgen.<\/p>\n<h3>Numbers<\/h3>\n<p>Mit Apple Numbers habe ich ein Dokument erstellt in dem ich 12 Tabellen habe, f\u00fcr jeden Monat eine. Jede Tabelle hat Spalten f\u00fcr Geldein- und Ausgang, jeweils Brutto, Netto und Mehrwertsteuer und nat\u00fcrlich vorne eine Betreffzeile. Ganz oben gibt es eine breite Tabelle mit aktuellen Jahressummen und den Summen aus den Vorjahren.<\/p>\n<p>Eine weitere Spalte in jeder Monatstabelle ist die Summe f\u00fcr die Umsatzsteuervoranmeldung. So bekomme ich pro Monat eine Summe f\u00fcr alle normalen F\u00e4lle (= solche mit 19% MwSt). In der breiten Tabelle ganz oben im Dokument sehe jeweils die Viertelj\u00e4hrlichen Summen. Die Umsatzsteuervoranmeldung bedeutet f\u00fcr mich daher nur, die eine Zahl ins Web-Formular zu \u00fcbertragen.<\/p>\n<p>Diese Tabelle liegt ebenfalls auf einer Netzwerk-Platte und ist daher von zwei Macs aus zug\u00e4nglich, so dass ich an beiden Ger\u00e4ten Daten erfassen kann.<\/p>\n<h3>YNAB<\/h3>\n<p>&#8220;<a href=\"https:\/\/www.nsonic.de\/blog\/2013\/12\/ynab-budgetplanung-ist-leichter-als-man-glaubt\/\">You Need A Budget<\/a>&#8221; ist eine sehr angenehme Budget-Verwaltung, ich nutze dabei noch die alte Version die <a href=\"https:\/\/www.nsonic.de\/blog\/2020\/12\/ynab4-macos-bigsur-m1\/\">lokal auf dem Mac l\u00e4uft<\/a>. Hier erfasse ich meine Konto-Bewegungen und lege f\u00fcr jeden Monat meine Budgets fest.<\/p>\n<p>Auch die YNAB-Datenbank synchronisiert sich auf zwei Macs, in diesem Fall \u00fcber Dropbox. So kann ich mein Budget an beiden Rechnern pflegen und einsehen.<\/p>\n<h2>Der Workflow<\/h2>\n<p>Eine Rechnung oder eine Gutschrift kommt rein, dann passiert folgendes:<\/p>\n<ul>\n<li>Wenn es ein Papierbeleg ist, wird dieser in den Scanner gelegt. Dabei entsteht eine PDF-Datei die automatisch nach DevonThink importiert wird. Das Papier kommt dann in einen Jahresordner.\n<ul>\n<li>Hier muss ich manuell einen Dateinamen vergeben, denn ich m\u00f6chte das Belegdatum ganz vorne als Jahr_Monat_Tag stehen haben<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li>Wenn es ein PDF als E-Mail-Anhang ist, dann \u00f6ffne ich es, drucke es f\u00fcr den Jahresordner aus und speichere es im Eingangsordner f\u00fcr DevonThink. Dabei setze ich das Belegdatum vorne in den Dateinamen und passe den Namen auch inhaltlich ggf. an.\n<ul>\n<li>Nun starte ich DevonThink, wobei alles im Eingangsordner importiert wird.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li>In DevonThink liegt das Dokument dann im Eingang. Ich bekomme automatisch Zielordner angezeigt, so dass ich den Beleg per Doppelklick schnell archiviert bekomme.<\/li>\n<li>Im Finder und\/oder im Dock habe ich eine Verkn\u00fcpfung zu meinem Gesch\u00e4ftsordner auf einer Netzwerk-Festplatte. Dort \u00f6ffne ich das Numbers-Dokument f\u00fcr meine diesj\u00e4hrigen Einnahmen und Ausgaben.\n<ul>\n<li>In die Tabelle f\u00fcr den entsprechenden Monat trage ich den Betreff ein (Produkt\/Leistung, Sender\/Empf\u00e4nger, Belegnummer) und den Betrag in den Einnahmen oder Ausgaben Spalten, jeweils Brutto, Netto und der MwSt-Betrag \u2013 Wobei Formeln die Eingabe f\u00fcr 19% MwSt vereinfachen.<\/li>\n<li>Wenn es eine Rechnung von mir an eine*n Kund*in ist, wird der Eintrag erstmal rot markiert; Erst wenn das Geld eingetroffen ist, f\u00e4rbe ich die Zeile schwarz. So sehe ich auf einen Blick, wenn noch Gelder ausstehen.<\/li>\n<li>Wenn es Betr\u00e4ge mit anderen W\u00e4hrungen oder MwSt.-S\u00e4tzen sind, f\u00e4rbe ich die Zeilen blau. So wei\u00df die Steuerberaterin auf einen Blick, wo ggf. etwas zu pr\u00fcfen oder zu korrigieren ist.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li>Einmal in der Woche starte ich YNAB und mein Online-Banking und \u00fcbertrage alle Kontobewegungen. So werden Einnahmen auf die Monate verteilt und Ausgaben von den Budgets abgezogen.\n<ul>\n<li>Einmal im Monat erstelle ich dann die Budgets f\u00fcr den n\u00e4chsten Monat und pr\u00fcfe, ob ich im Plan liege oder irgendwo justieren kann.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li>Einmal im Quartal rufe ich die Elster-Webseite auf um die Umsatzsteuervoranmeldung abzuschicken. Den Wert bekomme ich aus meiner Numbers-Tabelle, wo er mit jeder Erfassung aktualisiert wurde.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Dieser Ablauf f\u00fchrt dazu, dass meine Buchhaltung immer sehr aktuell ist. Am Jahresende habe ich die Unterlagen f\u00fcr die Steuerberaterin quasi automatisch fertig: Ich drucke das Numbers-Dokument als bequeme \u00dcbersicht f\u00fcr sie aus und sie bekommt dieses zusammen mit dem Ordner in dem alle Belege gesammelt sind \u2013 ich vermisse diese nicht, weil ich sie \u00fcber DevonThink immer verf\u00fcgbar habe.<\/p>\n<h2>Was zwickt mich? Was h\u00e4tte ich gerne k\u00fcrzer?<\/h2>\n<p>Gef\u00fchlt muss ich zu viel doppelt machen, zu viel f\u00fcr einen Beleg tippen.<\/p>\n<ul>\n<li>Wenn es eine Rechnung an mich oder eine Provisionsgutschrift war, dann archiviere ich den Beleg, muss aber zus\u00e4tzlich noch den Betrag in meine Numbers-Tabelle eintragen und sp\u00e4ter auch noch mal in YNAB. Im Grunde fand doch eine Kontobewegung statt (oder sollte es) und der Betrag steht auf dem Dokument. W\u00e4re es nicht toll, wenn ich nur den Beleg archivieren m\u00fcsste und die Zahlen automatisch in den anderen Tabellen landeten?<\/li>\n<li>Das selbe passiert wenn ich eine Rechnung erstelle. Auch hier muss ich den Beleg archivieren und zus\u00e4tzlich noch die zu erwarteten Geldeing\u00e4nge in meine Tabelle erfassen.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Dass ich die Belege noch zus\u00e4tzlich in Papierform abhefte ist im Grunde noch ein Relikt und ein doppelter Boden. Das Steuerberater*in-B\u00fcro hat mich in Gespr\u00e4chen nicht davon \u00fcberzeugt, dass sie die Daten gerne als PDF h\u00e4tten und ich selbst habe so ein Backup f\u00fcr das digitale Archiv, falls da doch mal was schief geht. Bits sind fl\u00fcchtig, Papier ist recht robust. Ich habe dieses Jahr allerdings den Ordnungsaufwand im Ordner drastisch reduziert: Bisher hatte ich 24 Klarsichth\u00fcllen, f\u00fcr jeden Monat jeweils eine f\u00fcr Ein- und Ausg\u00e4nge. Das spare ich mir nun und trenne nur nach Ein- und Ausgang ohne H\u00fcllen. Muss ich halt Lochen.<\/p>\n<h2>Was ich schon angeschaut habe<\/h2>\n<p>Es gibt eine Mac-Anwendung namens <a href=\"https:\/\/www.receipts-app.com\/de\/\">Receipts<\/a>. Diese verspricht im Grunde das zu vereinen, was bei mir mit DevonThink + Numbers gel\u00f6st wird. In Receipts kann man PDF Dateien archivieren die dabei analysiert werden und Empf\u00e4nger wie auch Betr\u00e4ge f\u00fcr eine &#8220;Buchung&#8221; vorgeschlagen werden. Die Anwendung bietet dann verschiedene Reports und Summen am Bildschirm an und arbeitet weiteren Apps wie <a href=\"https:\/\/steuererkl\u00e4rung-app.de\/?ref=receipts\">Steuererkl\u00e4rung App<\/a> zusammen, um aus den Zahlen automatisch die Umsatzsteuervoranmeldung zu erstellen.<\/p>\n<p>Das klingt alles sehr toll und es wird ganz sicher f\u00fcr viele hilfreich sein. Mir fehlten allerdings entscheidende Dinge. Im Juni 2020 hatte ich mir die Anwendung genauer angesehen und folgende Punkte f\u00fcr mich festgestellt:<\/p>\n<ul>\n<li>Am Bildschirm bekam ich keine Summen abh\u00e4ngig nach Mehrwertsteuer aufgef\u00fchrt. F\u00fcr die Umsatzsteuervoranmeldung muss ich aber wissen, wie viel Brutto mit 19%, wie viel mit 7% und wie viel mit 0% MwSt. im letzten Quartal angefallen sind. Weder die sch\u00f6nen Statistiken am Bildschirm noch die anpassbaren Reports konnten dies liefern.<\/li>\n<li>Ich muss nat\u00fcrlich bei jedem Beleg pr\u00fcfen, welche Werte erkannt wurden und diese ggf. korrigieren. Das funktioniert durch Klicken im PDF, wobei ich da einige Merkw\u00fcrdigkeiten hatte die hier zu weit f\u00fchren w\u00fcrden, vielleicht wurde da inzwischen auch etwas ge\u00e4ndert, verbessert oder korrigiert. Der Punkt ist nur: Das Pr\u00fcfen diverser Felder, also ob die Werte die dort stehen auch die korrekten sind, ben\u00f6tigt schon einige Aufmerksamkeit. Ich muss zwar die Daten nicht mehr manuell in eine Numbers-Tabelle tippen, muss nun aber sehr genau hinsehen, ob alle Ziffern durch das OCR korrekt erkannt und auch die richtigen Werte \u00fcbernommen wurden! Ich bin nicht sicher, ob das wirklich Zeit und Aufwand spart \u2013 das w\u00fcrde ich wohl nur in einem Langzeittest erfahren.<\/li>\n<li>Receipts ist nicht Netzwerkf\u00e4hig. Wollte ich es wie DevonThink und meine Tabelle auf zwei Macs nutzen, h\u00e4tte ich ein Problem. Es soll wohl funktionieren, dass man die Library auf ein geteiltes Laufwerk legen kann wie Dropbox \u2013 ob das auch auf einem richtigen Netzwerk-Laufwerk funktioniert, wei\u00df ich nicht (einfache SQL-Datenbanken verhindert so etwas gerne mal). Fakt ist, dass es nicht daf\u00fcr programmiert wurde.<\/li>\n<li>Auf der Positiv-Seite: Ich konnte auch Ums\u00e4tze eintragen f\u00fcr die ich eben kein Beleg habe. Das passiert z. B. wenn Apple Geld f\u00fcr App-Verk\u00e4ufe \u00fcberweist oder wenn Amazon Affiliate-Provisionen auszahlt.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Gr\u00f6\u00dftes Hemmnis ist dabei nat\u00fcrlich, dass ich nun mehrere Jahre in DevonThink archiviert habe und alle Belege in Sekunden wiederfinde. W\u00fcrde ich nun eine neue Software verwenden, h\u00e4tte ich einen Bruch in der Ablage \u2013 wenn ich nicht alle Belege 2x archivieren wollte.<\/p>\n<p>Au\u00dferdem ist Receipts nat\u00fcrlich, wie der Name schon sagt, f\u00fcr Rechnungen gemacht. In DevonThink lege ich aber auch Garantiebelege ab oder mal Fotos von Verpackungen, Seriennummern und \u00e4hnlichem. Es ist eben eine elektronische Ablage f\u00fcr alles m\u00f6gliche. W\u00fcrde ich nun Receipts verwenden, h\u00e4tte ich zwei Systeme: Eines f\u00fcr Geld-Belege f\u00fcrs Gewerbe und eines f\u00fcr alle privaten Belege, Versicherungsunterlagen oder f\u00fcr andere zus\u00e4tzliche Informationen.<\/p>\n<p>Meine Budgetverwaltung bekommt von dieser Ablage weiterhin nichts mit.<\/p>\n<p>Receipts kostet rund 60 Euro. W\u00fcrde ich mir den Aufruf der Elster-Webseite f\u00fcr die Umsatzsteuermeldungen sparen wollen, k\u00f6nnte ich f\u00fcr knapp 30 Euro (+ ca. 20 \u20ac jedes Jahr) noch die Umsatzsteuer-App dazu holen.<\/p>\n<h2>Fazit<\/h2>\n<p>Schwierig. Ich habe einen funktionierenden Workflow und alle Zahlen auf dem Laufenden. Allerdings ist es schon l\u00e4stig, wenn man f\u00fcr einen DHL-Beleg wegen 4,99 Euro Versandmarke so viele Einzelschritte abarbeiten muss \u2013 Nach DevonThink-Eingangsordner speichern und dabei einen Dateinamen mit Datum und Betreff vergeben, Numbers \u00f6ffnen und den Wert in eine Tabelle eintragen, DevonThink \u00f6ffnen um das Dokument zu importieren und abzulegen\u2026 und beim n\u00e4chsten Budget-Abgleich stolpert man nochmal \u00fcber den Betrag und erfasst ihn nochmal.<\/p>\n<p>Im Grunde h\u00e4tte ich gerne so etwas Receipts \u2013 aber mit eingebauter Budget-Verwaltung wie YNAB sie hat \u2013 und mit der M\u00f6glichkeit auch andere Dokumente abzulegen in anderen Ordnerstrukturen \u2013 und mit einer bequemen Summen\u00fcbersicht nach Monat, Quartal, Jahr jeweils aufgeschl\u00fcsselt nach MwSt.-S\u00e4tzen. Quasi eine App f\u00fcr alles <span class=\"wp-smiley emoji emoji-bigsmile\" title=\":D\">bigsmile<\/span>  So etwas wird es aber wohl nicht geben \u2026<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Ich habe seit vielen Jahren ein Gewerbe angemeldet f\u00fcr meine fotografische T\u00e4tigkeit. 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