Rechnungen, Zahlungsbelege, Kreditkartenabrechnungen, Angebote, Garantiebelege\u2026 Papier wohin man schaut. Viel Papierkram kann man als Privatperson einfach wegwerfen und alles ist gut. Sobald man aber ein ein kleines Gewerbe startet wird es aufwendig. Nicht nur, dass das Papier viel Platz weg nimmt, man muss auch noch gut \u00fcberlegen in welchen Ordner und in welches Register man etwas abheftet, damit man es sp\u00e4ter auch wieder findet.<\/p>\n
Es gibt nun prinzipiell drei L\u00f6sungsans\u00e4tze um die Papierberge zu beherrschen:<\/p>\n
Ich pers\u00f6nlich setze seit einiger Zeit auf den Parallel-Mix. Wie genau und warum, das schildere ich Euch gerne nach dem Klick\u2026<\/p>\n
mehr nach dem Klick<\/em> Klassisch, wie vor zig Jahren. Das Papier wird konsequent in Ordner abgeheftet. Sinnvollerweise hat man Rechnungsordner f\u00fcr jedes Jahr und Register f\u00fcr Ein- und Ausg\u00e4nge, etc. So einfach wie das klingt, ganz so einfach ist es nicht. Oft m\u00f6chte man ein St\u00fcck Papier in verschiedene Ordner legen, zum Beispiel eine Rechnung f\u00fcr eine Kamera die gleichzeitig auch als Garantiebeleg gilt. Das kann man nur erreichen, indem man entweder eine Kopie von dem Papier anlegt oder im Garantie-Ordner nur eine Liste f\u00fchrt mit Verweisen auf Rechnungsbelege, z.B. \u00fcber Datum und Typ. <\/p>\n Bis zu einer gewissen Anzahl an Papier kann das gut funktionieren. Irgendwann steigt der Platzbedarf aber extrem und wer nicht ganze R\u00e4ume, trockene Keller oder Dachb\u00f6den zur Verf\u00fcgung hat, der steht irgendwann wo einem Problem.<\/p>\n Wer es dennoch so machen m\u00f6chte, hier ein Tipp: Wenn ein St\u00fcck Papier herein flattert, dann entscheidet sofort was damit passieren soll<\/p>\n 12 Monats-Register und 31 Tages-Register. Das Prinzip funktioniert so:<\/p>\n Stichwort papierloses B\u00fcro smile<\/span> In der digitalen Ablage funktioniert es dann im Prinzip wie beim analogen Ansatz auch. Auch hier k\u00f6nnt Ihr Euch 43 digitale Ordner anlegen und Euch so eine ToDo-Liste aufbauen f\u00fcr die Papierst\u00fccke, die Ihr nicht sofort abarbeiten k\u00f6nnt. Belohnt wird man nat\u00fcrlich mit einer enormen Platzersparnis. Ich m\u00f6chte gar nicht ausrechnen, wie viele hunderttausend Dokumente auf eine Festplatte passen. Wenn Ihr diesen Ansatz dennoch verfolgen m\u00f6chtet, dann denkt unbedingt an gute und redundante Sicherungen der Dokumentenfestplatte. Ideal ist nat\u00fcrlich ein RAID-System auf dem die Dokumente gespeichert werden, damit sie wirklich immer verf\u00fcgbar sind, auch wenn mal eine Platte ausf\u00e4llt. Aber Achtung: Das RAID ersetzt NICHT die Datensicherung! Das RAID sorgt nur f\u00fcr eine hohe Verf\u00fcgbarkeit. Ihr habt nur noch die digitalen Daten und ein weiser Spruch besagt, dass Daten, von denen es nicht mindestens zwei Kopien gibt, nicht existieren.<\/p>\n Ich fahre einen Mix aus elektronischer Ablage und klassischer Papierablage. Vielleicht ist das auch etwas f\u00fcr Euch?<\/p>\n Der Hintergrund:<\/p>\n Meine L\u00f6sung:<\/p>\n Das klingt jetzt nach doppelter Arbeit, ist es aber nicht wirklich. Dadurch, dass ich die Papiere jetzt ohne gro\u00dfes \u00dcberlegen ablegen kann kostet das kaum Zeit. Wenn ich dagegen jetzt etwas suche, so finde ich es digital sehr schnell wieder, dann Volltextsuche. Und f\u00fcr den Steuerberater ist am Jahresende schon alles fertig und ich muss nicht haufenweise Papier bedrucken.<\/p>\n
\n<\/p>\nDer analoge Ansatz<\/h2>\n
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43 Register<\/a><\/h3>\n
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Der digitale Ansatz<\/h2>\n
\nWerbung wird auch hier direkt aussortiert, alles andere landet kompromisslos auf dem Scanner, wird digital abgelegt und das Original anschlie\u00dfend direkt vernichtet. Das erfordert nat\u00fcrlich eine gewisse Konsequenz damit auch wirklich jedes St\u00fcck Papier, dass auch nur ansatzweise archivierungsw\u00fcrdig zu sein scheint, sofort digitalisiert wird. Seit Ihr Euch nicht sicher, ob Ihr das Papier aufheben m\u00fcsst? Scannen! Im Zweifel f\u00fcr das digitale Archiv.<\/p>\n
\nJe nach genutzter Software gibt es aber weit bessere M\u00f6glichkeiten. So k\u00f6nnt Ihr z.B. problemlos ein Dokument in mehrere Ordner legen. Eine Rechnung kann also wirklich im Garantie-Ordner, im Monats-Eingang und in einer oder mehreren beliebigen Rubrik-Ordnern liegen. Eine Rechnung f\u00fcr ein Objektiv kann also zur selben Zeit im Eingangsordner f\u00fcr Juni 2011, im allgemeinen Garantie-Ordner, in der Foto-Rubrik und im ToDo-Ordner f\u00fcr den 27. (zum \u00dcberweisen) liegen ohne dabei mehr Platz zu beanspruchen weil nur Verkn\u00fcpfungen zum Dokument hinterlegt werden.<\/p>\n
\nDer Haken ist, dass man die Originale nicht mehr auf Papier hat. Wenn der Steuerberater die Dokumente nicht elektronisch entgegen nehmen kann, dann geht am Jahresanfang das gro\u00dfe Drucken los und das nervt nicht nur, es kostet auch Tinte\/Toner, Papier und Druckerverschlei\u00df. Sp\u00e4testens das Finanzamt will in den meisten F\u00e4llen Papierbelege sehen.<\/p>\n
\nDas RAID muss also auf jeden Fall auf mindestens eine weitere, externe Platte gesichert werden. Ich empfehle, dass Ihr auf mehrere Platten sichert und dass Ihr mindestens eine Platte ausw\u00e4rts lagert, bei Eltern, Freunden oder gar in einem Bankschlie\u00dffach. <\/p>\nDer Parallel-Mix<\/h2>\n
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