{"id":14,"date":"2007-05-15T11:05:24","date_gmt":"2007-05-15T09:05:24","guid":{"rendered":"http:\/\/www.nsonic.de\/blog\/2007\/05\/ordnung-in-e-mail\/"},"modified":"2008-01-12T16:25:03","modified_gmt":"2008-01-12T15:25:03","slug":"ordnung-in-e-mail","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.nsonic.de\/blog\/2007\/05\/ordnung-in-e-mail\/","title":{"rendered":"Ordnung in E-Mail"},"content":{"rendered":"
Mail<\/div>\n

Heutzutage l\u00e4uft immer mehr \u00fcber E-Mail. Man hat in der Regel mehrere E-Mail Konten und man bekommt t\u00e4glich eine Flut von Nachrichten. Viele davon sind nicht nur zur eigenen Information sondern erfordern eine bestimmte Aktion von einem. Oft sind einfache Antworten gefordert. H\u00e4ufig muss aber erst selber recherchieren oder Daten zusammentragen um eine entsprechende Antwort zu verschicken.
\nWas aber, wenn man gerade jetzt keine Zeit hat? In sp\u00e4testens einer Woche sieht man aber diese Mail nicht mehr weil so viele neue eingegangen sind.
\n<\/p>\n

Ich habe lange gegr\u00fcbelt und meine L\u00f6sungsans\u00e4tze immer weiter ausgearbeitet. Inzwischen habe ich ein System gefunden, mit dem ich ziemlich gut klar komme. Wenn Ihr auch eine M\u00f6glichkeit sucht um in der t\u00e4glichen Mailflut den Durchblick zu behalten, dann lest weiter.<\/p>\n

Bevor ich den Weg zu meiner aktuellen L\u00f6sung beschreibe m\u00f6chte ich noch mal kurz das Problem verdeutlichen.
\n\u00dcbrigens: Die L\u00f6sungen beziehen sich, wenn es um die Software geht, auf den Mac und Apple Mail. Es sollte aber f\u00fcr andere Mail-Clients \u00e4hnliche L\u00f6sungen geben.<\/p>\n

Problem 1:<\/strong>
\nIch habe mehrere E-Mail Konten (alle POP3). Diese hatte ich urspr\u00fcnglich thematisch angelegt: Private Mail, Mail f\u00fcr mich als Webmaster f\u00fcr verschiedene Webauftritte, gesch\u00e4ftliche Mail, Anti-Spam-Postfach f\u00fcr diverse Anmeldungen bei Shops, f\u00fcr verschiedene Mailinglisten, f\u00fcr Foren etc.
\nTatsache ist aber, dass private Mails auf nahezu jedem Konto eintreffen und die strickte Trennung auch nicht immer durchgehalten werden kann.<\/p>\n

Problem 2:<\/strong>
\nEgal auf welchem Konto eine Mail eintrifft – ich m\u00f6chte sie lesen. Und zwar ohne jedes mal alle Konten durch zu scrollen und alle anklicken zu m\u00fcssen. Au\u00dferdem m\u00f6chte ich keine endlose Liste von Mails sehen sondern genau die, die noch nicht gelesen wurden. Der Rest interessiert mich ohnehin nicht mehr – und wenn doch, dann muss ich ohnehin suchen oder in den entsprechenden Projektordner klicken wo ich diese Mails abgelegt habe.<\/p>\n

Problem 3:<\/strong>
\nImmer wieder f\u00fchle ich mich zu einer Antwort gen\u00f6tigt. Man verursacht sich selbst Stress indem man glaubt immer sofort antworten zu m\u00fcssen. Man meint dies tun zu m\u00fcssen, weil man es sonst evtl. vergisst. Die Mail ist ja bereits gelesen und verschwindet zwischen hunderten von anderen Mails.
\nAls “ungelesen markieren” hilft auch nicht. Denn geht man in das Postfach, so wird diese mail h\u00e4ufig wieder markiert und ist somit wieder als gelesen markiert.
\nEs m\u00fcsste also eine M\u00f6glichkeit der Wiedervorlage geben.<\/p>\n

Nachfolgend m\u00f6chte ich beschreiben, wie ich diese drei Probleme f\u00fcr mich gel\u00f6st habe oder dabei bin diese zu l\u00f6sen.
\n<\/p>\n

Problem 1 – viele Mailkonten<\/u1><\/p>\n

Ich dachte fr\u00fcher, dass es sinnvoll und n\u00f6tig w\u00e4re, f\u00fcr alles m\u00f6gliche eigene Mailkonten zu f\u00fchren. Soll ja alles ordentlich sortiert sein.
\nNach vielen Jahren sage ich mir endlich: Das ist Quatsch!<\/p>\n

Nat\u00fcrlich ist eine gewisse Ordnung sinnvoll – aber das geht auch anders.<\/p>\n

Diese Konten hatte ich fr\u00fcher:<\/strong>
\n– private mail (allerdings auch f\u00fcr ebay und amazon genutzt)
\n– allgemeine Mail (z.B. f\u00fcr Kontakt \u00fcber Webseite)
\n– Webmaster Mail (f\u00fcr Hinweise zu verschiedenen Webauftritten die ich erstellt habe)
\n– Standardmail des Mailproviders (f\u00fcr Rechnung etc.)
\n– Podcast Mails
\n– Mails f\u00fcr zwei Betatest-Foren
\n– Mails f\u00fcr mich als DJ
\n– Mails \u00fcber Chat-Account
\n– Mails \u00fcber Mobilen Account
\n– Spam-Fang-Mail f\u00fcr Newsgroups
\n– Mails f\u00fcr eine Mailingliste<\/p>\n

Hm… keine Vergessen hoffe ich. Ziemlich wild, richtig? Richtig! Aber wenn ich mich so im Internet umschaue und mit verschiedenen Leuten rede, dann sieht das bei vielen nicht unbedingt besser aus.<\/p>\n

Mir ging das allerdings ziemlich auf die Nerven und daher habe ich jetzt aufger\u00e4umt. Dabei gibt es zwei Zauberworte:<\/strong>
\na) Loslassen
\nb) Weiterleitung<\/p>\n

Mit “loslassen” meine ich,<\/strong> dass man sich von der Vorstellung trennen sollte, dass die ganze Welt die eigene Ordnung akzeptiert. Das klappt nicht – jedenfalls bei mir nicht. Private Mails landeten in jedem Konto. Spam sowieso. Und man selbst muss immer sch\u00f6n aufpassen mit welchem Konto man eine Mail an wen verschickt. Nervig!
\nL\u00e4sst man einfach mal los und sagt sich: “dann landet eben alles in einem Ordner und ich sortiere es dann – was ich ja sowieso mache”, dann hat man schon mal eine Option: einige Konten einfach aufl\u00f6sen!<\/p>\n

Mit “Weiterleitung” ist gemeint<\/strong>, dass nicht jede Mail-Adresse auch ein eigenes Konto sein muss. Eigentlich reicht es doch, wenn man ein Sammelkonto hat und die verschiedenen Adressen als reine Weiterleitung zu diesem Sammelkonto anlegt.
\nVorteile:
\n– man kann sehr viel mehr davon anlegen wenn man denn m\u00f6chte
\n– man kann sehr einfach eine Adresse anlegen (f\u00fcr einen Shop z.B.) und diese ganz einfach l\u00f6schen (ohne etwas zu verlieren) wenn ein Einkauf abgeschlossen ist. Spam kann so einged\u00e4mmt werden ohne gro\u00dfen Aufwand.
\n– man kann das Sammelkonto jederzeit \u00e4ndern und einfach die Weiterleitungen anpassen – nach au\u00dfen \u00e4ndert sich nichts.
\n– man kann die Weiterleitungen leicht anpassen um im Urlaub die Mails woanders hin zu bekommen oder um die Mails an mehrere Konten(!) zu verteilen.<\/p>\n

Ich schritt also zur Tat und legte folgendes an:<\/strong>
\n– Allgemeine Mails (privat, gesch\u00e4ftlich – alles landet hier!)
\n– Shopping Sammelkonto (f\u00fcr ebay, amazon, etc.)
\n– Betatest Mails (die brauche ich nur an einem Rechner abholen, daher soll das getrennt bleiben)<\/p>\n

Nur noch 3 Mailkonten. Schon deutlich \u00fcbersichtlicher im E-Mail Client!<\/p>\n

Jetzt noch folgende Weiterleitungen angelegt:<\/strong>
\n– von den alten Kontonamen auf “Allgemein” weitergeleitet. Das ist \u00fcbergangsweise zur Abw\u00e4rtskompatibilit\u00e4t mit der Welt geschehen smile<\/span>
\n– eine Weiterleitung f\u00fcr ebay – und diese bei ebay eintragen.
\n– eine Weiterleitung f\u00fcr amazon – und diese bei amazon eingetragen.
\nebay und amazon landen im Shopping-Sammelkonto. Im Urlaub brauche ich dieses unterwegs nicht abrufen und spare mir so Werbemails etc.<\/p>\n

Nun habe ich zwar immer noch mehrere Mail-Adressen. Das ist gut so – aber ich muss nicht mehr alle als Konto im Mail-Client anlegen und abrufen. Die verschiedenen Empf\u00e4ngeradressen sind nur noch gedacht, um sp\u00e4ter eine einfache Sortierung und Archivierung vornehmen zu k\u00f6nnen.<\/p>\n

In Apple Mail kann ich nun n\u00e4mlich ganz einfach eine Regel anlegen um alle Mails, die an die ebay-Adresse gegangen sind, in einen Ordner zu verschieben (wenn ich das denn wollte) oder eine Farbe zuzuordnen etc.
\nIch sortiere also nicht mehr \u00fcber E-Mail Konten, sondern \u00fcber gespeicherte Suchen bzw. Intelligente Ordner. Ich finde das deutlich praktischer weil ich so alle Mails zusammen habe (in einem Konto) aber trotzdem eine dynamische Gliederung\/Trennung vornehmen kann.<\/p>\n

Versucht Euch also von unn\u00f6tigen Mail-Konten zu befreien. Versucht es mal mit Weiterleitungen die schneller angelegt und bei Bedarf auch wieder gel\u00f6scht sind.
\n<\/p>\n

Problem 2 – \u00dcberblick \u00fcber ungelesene Mails<\/u1><\/p>\n

Es hat mich immer gest\u00f6rt, dass ich durch alle Mailkonten klicken musste um alle neuen, ungelesenen Mails zu finden und lesen zu k\u00f6nnen.
\nDer E-Mail Client “The Bat” hatte irgendwann mal eine praktische Funktion bekommen um alle ungelesenen Mails, egal aus welchem Konto, gelistet zu bekommen. Thunderbird konnte dies allerdings nicht (ich wei\u00df nicht ob es inzwischen m\u00f6glich ist)<\/p>\n

Am Mac stieg ich dann auf Apple Mail um und dort genau das sehr einfach – n\u00e4mlich automatisch. Es gibt einen “Eingang”-Ordner unter dem alle Konten angeordnet sind.<\/strong> Klickt man auf “Eingang” so sieht man ALLE E-Mails. Klappt man den Ordner auf und klickt auf ein Konto, dann sieht man eben nur die Mails dieses Kontos. Sehr praktisch und genau das, was ich immer wollte! Durch die Sortierung nach Datum sind die neuesten (und somit die ungelesenen Mails) immer zusammen.<\/p>\n

K\u00f6nnte schon eine tolle L\u00f6sung sein. Aber es ging mir nicht weit genug. Noch immer hatte ich eine riesige Liste von E-Mails am Bildschirm die mich in dem Augenblick wo ich Mails lese gar nicht interessiert.
\nAu\u00dferdem kommen immer wieder Spam-Mails mit falschem Datum die dann m\u00fchsam herausgesucht werden m\u00fcssen – da hatte ich nun wirklich keine Lust zu!<\/p>\n

Mail Filter<\/div>\n

Die L\u00f6sung<\/strong>
\nIch habe einen intelligenten Ordner angelegt namens “!ungelesene Mails”. Die einzige Regel f\u00fcr diesen Ordner ist: “E-Mail ist ungelesen”
\nDas Ausrufezeichen im Namen sorgt daf\u00fcr, dass dieser Ordner immer der oberste in der Liste meiner intelligenten Ordner ist.<\/p>\n

Kommen nun neue Mails, so tauchen sie automatisch in diesem Ordner auf. Und dort sehe ich wirklich nur die ungelesene Post und kann diese der Reihe nach abarbeiten – egal welches Datum die Mail hat.<\/p>\n

Zus\u00e4tzlich habe ich zwei weitere intelligente Ordner angelegt:<\/strong>
\n– “Aktuelle Woche” in der alle Mails der laufenden Woche landen (also auch die gelesenen)
\n– “Letzte Woche” alle Mails der vergangenen Woche.<\/p>\n

Allein mit dieser L\u00f6sung fahre ich nun seit \u00fcber einem Jahr sehr gut. Nur eines st\u00f6rte mich jetzt: nicht jede Mail die man gelesen hat ist auch automatisch erledigt. Oft m\u00f6chte man sp\u00e4ter antworten – aber wo ist dann die Mail… dann muss wieder suchen. Das geht zwar \u00fcber “Aktuelle Woche” bzw. “Letzte Woche” sehr gut – aber was, wenn ich erst nach 2 oder 3 Wochen antworten kann? Au\u00dferdem sind selbst diese Wochenordner oft sehr voll und ich verliere den \u00dcberblick ob ich noch etwas beantworten wollte oder nicht.<\/p>\n

Aber auch das ist jetzt gel\u00f6st…
\n<\/p>\n

Problem 3 – Was ist zu tun<\/u1><\/p>\n

Wie am Ende von Problem 2 (siehe vorherige Seite) beschrieben ist es ein Problem den \u00dcberblick zu behalten \u00fcber Mails die noch beantwortet werden wollen oder auf eine Reaktion dritter warten.<\/p>\n

Es m\u00fcsste eine M\u00f6glichkeit geben – eine einfache M\u00f6glichkeit – seine E-Mails zu kategorisieren. Man m\u00fcsste sagen k\u00f6nnen, ob eine Mail noch “offen” ist, ob sie auf jemanden wartet oder ob sie erledigt ist.<\/p>\n

Und genau das geht mit Apple Mail indem man zwei kleine Erweiterungen installiert:
\n– Mail Act-On<\/a>
\n– MailTags<\/a><\/p>\n

Vorweg: Mit diesen Tools ist weit mehr m\u00f6glich. Ich beschreibe hier nur, wie ich es f\u00fcr mich gel\u00f6st habe – vielleicht findet Ihr f\u00fcr Euch eine andere L\u00f6sung, denn jeder Mensch denkt etwas anders.<\/p>\n

Mail ActOn Projekte<\/div>\n

Zun\u00e4chst installiert man beide Erweiterungen.
\nDann startet man Apple Mail neu und ruft die Einstellungen auf. Man findet jetzt zwei weitere Eigenschaftenseiten f\u00fcr Mail Act-On und MailTags.<\/p>\n

Zun\u00e4chst geht man nun auf die Einstellung von MailTags und legt sich ein paar Projekte an. Bei mir sind dies:
\n– offen
\n– wartet auf
\n– in Bearbeitung
\n– erledigt<\/p>\n

Nun schaut man sich die Einstellungen von Mail Act-On an. Act-On ist ein Tool, um mit markierten E-Mails schnell eine bestimmte Aktion durchzuf\u00fchren – im Klartext: man kann mit einem Hotkey bestimmte Regeln auf seine Mails anwenden lassen.
\nIch habe mir den “Menu Key” auf die Raute (#) gelegt, weil diese Taste f\u00fcr mich schnell erreichbar und nicht von anderen Tools belegt ist.<\/p>\n

Mail ActOn Regeln<\/div>\n

Dann legt man sich Regeln an die von Act-On ausgef\u00fchrt werden k\u00f6nnen. Was man dabei genau zu beachten hat steht in der Anleitung von Mail Act-On.
\nIch habe mir nun folgende Regeln angelegt:
\n– Act-On: 1 | offen
\n– Act-On: 2 | in Bearbeitung
\n– Act-On: 3 | wartet auf
\n– Act-On: 0 | erledigt<\/p>\n

Eine Regel ordnet den markierten Mails dabei jeweils ein MailTags-Projekt zu und vergibt eine Farbe. F\u00fcr offen ist es ein r\u00f6tlicher Ton. In Bearbeitung ist gelb. Erledigt ist gr\u00fcn etc.<\/p>\n

Mit diesen einfachen Mitteln geht jetzt folgendes:<\/strong>
\n– Ich bekomme eine Mail und denke: “Hey, da suchst Du mal was raus und antwortest dann – aber nicht jetzt”
\n– Ich dr\u00fccke also Ctrl+1 und Act-On f\u00fchrt die “offen”-Regel aus<\/p>\n

Im globalen Posteingangsordner sehe ich nun schon alle offenen Mails deutlich weil sie farblich hervorgehoben sind.<\/p>\n

Aber es geht noch bequemer:<\/strong>
\n– Ich habe einen intelligenten Ordner angelegt in dem alle Mails gezeigt werden, die “offen”, “in Bearbeitung” oder im Status “wartet auf” sind.<\/p>\n

Ich klicke also einfach auf diesen Ordner und sehe so, was ich noch zu tun habe oder wo ich evtl. mal nachhaken sollte. Ist ein Fall abgeschlossen, so dr\u00fccke ich Ctrl+0 und die Mail wird als erledigt markiert und taucht fortan nicht mehr in dieser Liste auf.<\/p>\n

Mail ActOn Regel Offen<\/div>\n

Wer es jetzt ganz genau nimmt, der kann sich im intelligenten Ordner mit den “ungelesenen” Mails auch noch solche Mails zeigen lassen die er als offen markiert hat und schon hat man seine t\u00e4gliche Wiedervorlage.<\/p>\n

Ich komme mit diesen M\u00f6glichkeiten jetzt besser klar als je zuvor. Vielleicht war ja auch f\u00fcr Euch der ein oder andere gute Tipp dabei.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Heutzutage l\u00e4uft immer mehr \u00fcber E-Mail. Man hat in der Regel mehrere E-Mail Konten und man bekommt t\u00e4glich eine Flut von Nachrichten. Viele…<\/p>\n","protected":false},"author":2,"featured_media":0,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"spay_email":""},"categories":[7],"tags":[839,66,67],"jetpack_featured_media_url":"","jetpack_shortlink":"https:\/\/wp.me\/p71Tml-e","_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.nsonic.de\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/14"}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.nsonic.de\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.nsonic.de\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.nsonic.de\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/users\/2"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.nsonic.de\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=14"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/www.nsonic.de\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/14\/revisions"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.nsonic.de\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=14"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.nsonic.de\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=14"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.nsonic.de\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=14"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}