Briefe online verschicken – Klappt das?

Dieser Beitrag entsteht, weil ich mich manchmal auch für scheinbare Kleinigkeiten begeistern kann. In diesem Fall geht um den eigentlich simplen Vorgang einen Brief zu verschicken.

Gleich vorweg: Das beschriebene Angebot ist nur für gewerbliche Nutzung. Es mag aber auch andere Anbieter für den privaten Bereich geben.

Ich habe kaum noch die Notwendig etwas als Papier zu verschicken. Ich habe keine Statistik erstellt aber wenn ich fünf Briefe im Jahr verschicke, dann war das vermutlich schon ein besonders anspruchsvolles Jahr. Warum bei so einem niedrigen Briefaufkommen überhaupt etwas am Workflow ändern?

Weil ich es kann

Wie das normalerweise abläuft

Es gibt zwei Szenarien, die dazu führen, dass ich einen Brief verschicken muss:

Ich weiß, dass der Empfänger ein analoger Mensch ist, mir seine E-Mail-Adresse unbekannt ist oder explizit ein Originaldruck (was auch immer das heutzutage ist) gewünscht wird. In diesem Fall weiß ich schon bei der Erstellung des Dokumentes, dass ich es in einen Umschlag legen und in einen Briefkasten werfen muss.
Ein Empfänger kontaktiert mich irgendwann im Laufe des Tages und erklärt mir, dass er den Brief nun doch gedruckt braucht, weil die PDF-Software / Betriebssystem / Mail-Box / Internetleitung / … streikt. In diesem Falle bin ich meistens gerade unterwegs und habe zwar Zugriff auf das PDF aber nicht auf einen Drucker.

Im ersten Fall sieht der Workflow dann so aus:

Das digital erstellte Dokument wird gedruckt
Dann falte ich es von Hand. Ich bevorzuge dabei den Zickzack-Falz smile
Ich krame einen Briefumschlag aus der Schublade. Wenn diese zuneige gehen, kommt eine Erinnerung ins iPhone für den nächsten Post-Besuch.
Ich schiebe den Brief in den Umschlag und klebe ihn zu
Ich frankiere… verdammt – “Haben wir noch Briefmarken?”. Manchmal hat Tanja noch Briefmarken. Nicht immer aber passend, so dass ein Brief schon mal mit mehr Cent frankiert wird als nötig wäre
Der Brief kommt auf die Ablage im Flur und wird am nächsten Morgen mitgenommen und in einen Briefkasten geworfen. Sind keine Briefmarken im Haus, muss ich am nächsten Morgen warten bis um 8 Uhr die Postfiliale öffnet um dann quer durch die Stadt zu juckeln.

Im zweiten Fall sieht es aus wie oben, nur dass noch etwas davor kommt:

Ich mache mir einen Todo-Eintrag und der Vorgang muss warten, bis ich wieder zu Hause bin.

Nehmen wir nun an, ich werde tagsüber kontaktiert und gefragt, ob ich eine Rechnung nicht doch per Post schicken könnte. Nehmen wir mal an, es ist ein Donnerstag Vormittag. Dann kann ich den Brief frühestens am Donnerstag Abend drucken, eintüten, etc. und am Freitag zur Post bringen weil keine Briefmarken im Haus sind. Mit etwas Glück ist der Brief dann am Samstag beim Empfänger. Bekomme ich erst am Freitag die Information, wird der Brief nicht vor Montag eintreffen. Und das klappt nur, wenn ich auch zu Hause bin. Wenn ich gerade weg gefahren bin, z. B. um einen Workshop zu halten, dann kann sich das hinziehen.

Und das hat mich immer genervt. Vielleicht gerade weil es so wenige Briefe im Jahr sind.

Wie das online läuft

Ich war vor längerer Zeit schon einmal über das Angebot von onlinebrief24 gestolpert und hatte mich jetzt wieder daran erinnert. Als ich neulich wieder vor einem Fall der Kategorie zwei stand, meldete ich mich dort einfach mal an. Dank des geschenkten Startguthabens musste ich nichts weiter machen.

Auf das PDF habe ich normalerweise einfachen Zugriff – Ich habe es ja zuvor als E-Mail verschickt und somit liegt es, IMAP sei Dank, auf dem Mail-Server im entsprechenden Ordner.

Zu diesem Zeitpunkt saß ich an einem Windows-Rechner. Onlinebrief24 stellt zwei Druckertreiber zur Verfügung. Der eine kann lokale PDF-Dateien erzeugen. Der andere kann alles was man druckt direkt auf den onlinebrief24-Server hochladen und so einen Auftrag erteilen. Schön, habe ich auch mal mit einem Testbrief an mich selbst ausprobiert und das klappt auch.

Aber nun hatte ich ja schon ein fertiges PDF. Warum dieses erst öffnen und erneut drucken? Genau, geht nämlich auch anders. Leider nicht bequem über die Webseite sondern über SFTP. Mit Filezilla war schnell eine Verbindung hergestellt und die PDF-Datei konnte in das dafür vorgesehene Verzeichnis hochgeladen werden. Für den Dateinamen gibt es ein bestimmtes Schema, bei dem die ersten 13 Zeichen Ziffern sind, 0 oder 1 für jeweils eine bestimmte Option. Ziemlich kryptisch aber im Zweifel macht man mit 13x Null nichts verkehrt, dann bekommt man einen s/w-Druck ohne Extras innerhalb Deutschlands. Dahinter kann dann durch ein Minuszeichen getrennt der eigene Dateiname folgen.

Mehr ist nicht zu tun. Kaum ist die Datei hochgeladen zeigt das Protokoll an, dass der Brief in Bearbeitung ist. Schick. Leider kann man sich das Protokoll nicht direkt auf der Webseite anzeigen lassen. Stattdessen gibt es die Möglichkeit es sich herunter zu laden.

Und mobil?

Eine iOS-App gibt es nicht. Für Android gibt es wohl etwas von einem Drittanbieter. Aber unter iOS kann man z. B. FTPOnTheGo verwenden. Damit bekam ich recht einfach eine Verbindung zum Server. Ich hätte nun also das PDF in der Mail-App öffnen und an die FTP-App senden können um es dann dort auf den Server von onlinebrief24 zu schieben. Sollte funktionieren, habe ich aber nicht ausprobiert.

Klappt es?

Mein Testbrief kam am nächsten Tag bei mir an. Ich gehe davon aus, dass die Rechnung ebenfalls ihr Ziel erreicht hat.

Wickelfalz, sauberer Druck, Papierqualität geht absolut in Ordnung, vielleicht etwas auf der leichteren Seite und etwas glatter als ich es gewohnt bin aber das dürfte kaum einem Kunden auffallen oder interessieren. Es ist auch nirgendwo Werbung aufgedruckt, sieht alles neutral aus. Nur ein kleiner QR-Code ganz links am Blattrand, mittig auf Höhe zwischen den gedachten Löchern lässt auf einen automatisierten Prozess hindeuten. Der Kunde weiß ja aber nicht, ob der von mir oder von wem anders kommt. Ich kann damit gut leben.

Zum Zeitpunkt des Tests kostete ein Brief bei der Post 0,60 Euro – Umsatzsteuerbefreit. Bei onlinebrief24 kostete der Brief 0,499 Euro zzgl. Mwst. = 0,59 Euro. Die Mwst. hole ich mir vom Finanzamt wieder also kostet der Brief Netto weniger für mich. Nicht dass das bei meinem homöopathischen Druckvolumen relevant wäre smile

Fazit

Mir hat es gefallen und es hat ein Problem gelöst. Ich habe viel Zeit gespart. In diesem Fall sogar Geld, weil das Problem mit den 5 Euro gelöst wurde, die einem der Anbieter bei der Registrierung schenkt. Es gibt keinen Mindestumsatz, keine Monatsgebühren, alles läuft quasi wie bei einer Prepaid-Karte – Aufladen, Briefe schicken, fertig.

Da man mit dem Dienst auch Einschreiben inklusive Tracking verschicken kann, könnte ich mir gut vorstellen, das auch mal bei fortgeschrittenen Mahnungen zu testen. Da dies allerdings extrem selten vorkommt, zum Glück, wird der Test wohl noch eine Weile auf sich warten lassen.

Eine Uploadmöglichkeit über die Webseite wäre noch praktisch. Und eine kleine iOS-App um schnell ein PDF hochladen zu können ohne selber kryptische Dateinamen und Passwörter tippen zu müssen.

Alternativen

Bei meiner Suche nach diesem Dienst, dessen Name mir zunächst nicht mehr einfallen wollte, stolperte ich über Alternativen.

epost.de – Die Deutsche Post bietet da offenbar einen recht umfassenden Service an. Man kann seine Eingangspost scannen lassen, so dass man zu Hause nichts mehr mit Papier im Briefkasten am Hut hat sondern alles über die Mailbox löst. Rechnungen können dabei erkannt werden und man soll diese dann einfach über deren Banking-Angebot bezahlen können. Und natürlich soll man auch einfach Briefe verschicken können ohne sie selber drucken zu müssen.
Für Privatanwender scheint das möglicherweise ein interessanter Weg zu sein. Gewerbliche Kunden werden aber kräftig zur Kasse gebeten. Ich hatte die Seite mit den Preisen mal gefunden – jetzt, bei einem schnellen Blick auf die Seite, finde ich sie nicht wieder. Genau das Problem, was ich beim ersten Suchtreffer schon hatte: Hübsche Webseite, sehr viel Werbe-BlaBla aber wenig präzise Fakten… Oder nicht kompatibel mit mir
briefauftrag.de – Kosten laut Preisrechner zum Zeitpunkt meiner Suche 1,04 Euro pro s/w-Brief. Ansonsten übersichtliche Webseite, soweit ich das auf den ersten Blick beurteilen kann und es gibt wohl eine Uploadmöglichkeit über die Webseite.
Pixelletter.de – Webseite ist ähnlich altbacken wie bei onlinebrief24. Laut Startseite kann man Briefe hochladen, auf der Webseite tippen, per E-Mail oder sogar als SMS schicken (Ein Brief in 160 Zeichen?). Preistafel unnötig(?) aufgeteilt in Produktions- und Portokosten. Netto kostet ein Brief bei meinem geringen Volumen 0,71 + 0,60 Euro Porto. Brutto sind wir dann also bei 0,84 + 0,60 = 1,44 Euro
ebrief.de – Aufgeräumte Webseite. Preise richten sich nach Gewicht. Ein einfacher Brief liegt dann Brutto bei 0,54 Euro.
Diverse andere Anbieter – viel Spaß beim Stöbern smile