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Papierkram im Büro unter Kontrolle bekommen

Rechnungen, Zahlungsbelege, Kreditkartenabrechnungen, Angebote, Garantiebelege… Papier wohin man schaut. Viel Papierkram kann man als Privatperson einfach wegwerfen und alles ist gut. Sobald man aber ein ein kleines Gewerbe startet wird es aufwendig. Nicht nur, dass das Papier viel Platz weg nimmt, man muss auch noch gut überlegen in welchen Ordner und in welches Register man etwas abheftet, damit man es später auch wieder findet.

Es gibt nun prinzipiell drei Lösungsansätze um die Papierberge zu beherrschen:

  • Der analoge Ansatz setzt konsequent auf Ordner und Regale
  • Der digitale Ansatz digitalisiert kompromisslos alles was an Papier rein oder raus geht
  • Der Parallel-Mix kombiniert analoge und digitale Idee

Ich persönlich setze seit einiger Zeit auf den Parallel-Mix. Wie genau und warum, das schildere ich Euch gerne nach dem Klick…

mehr nach dem Klick

Der analoge Ansatz

Klassisch, wie vor zig Jahren. Das Papier wird konsequent in Ordner abgeheftet. Sinnvollerweise hat man Rechnungsordner für jedes Jahr und Register für Ein- und Ausgänge, etc. So einfach wie das klingt, ganz so einfach ist es nicht. Oft möchte man ein Stück Papier in verschiedene Ordner legen, zum Beispiel eine Rechnung für eine Kamera die gleichzeitig auch als Garantiebeleg gilt. Das kann man nur erreichen, indem man entweder eine Kopie von dem Papier anlegt oder im Garantie-Ordner nur eine Liste führt mit Verweisen auf Rechnungsbelege, z.B. über Datum und Typ.

Bis zu einer gewissen Anzahl an Papier kann das gut funktionieren. Irgendwann steigt der Platzbedarf aber extrem und wer nicht ganze Räume, trockene Keller oder Dachböden zur Verfügung hat, der steht irgendwann wo einem Problem.

Wer es dennoch so machen möchte, hier ein Tipp: Wenn ein Stück Papier herein flattert, dann entscheidet sofort was damit passieren soll

  • Werbung? Gleich weg damit.
  • Informell? Also Zahlungsbestätigungen, Kreditkartenabrechnungen, etc.? Dann sofort abheften. Gar nicht erst einen Stapel bilden lassen.
  • Muss noch etwas getan werden, z. B. Rechnung bezahlen? Überlege, ob Du es sofort erledigen kannst und tue es. Muss es erst später erledigt werden empfehle ich ein Posteingangs-System zum Beispiel mit einer einfachen Hängeregistratur. Macht Euch für jeden Monat je ein Register und für jeden Tag eines Monats ein weiteres Register. Ihr habt dann 43 Register.

43 Register

12 Monats-Register und 31 Tages-Register. Das Prinzip funktioniert so:

  • Ihr bekommt ein Stück Papier das ihr nicht sofort bearbeiten könnt oder wollt.
  • Nun entscheidet Ihr, in welchem Monat ihr das Papier auf Wiedervorlage haben möchtet. Packt das Papier in das passende Monats-Register. Soll es noch im laufenden Monat erledigt werden, dann packt das Papier in das passende Tages-Register.
  • Jeden Tag schaut Ihr also nur in das jeweilige Tages-Register. Am Ende eines Monats sind alle Tagesregister leer und die Papiere abgearbeitet und abgeheftet.
  • Am Anfang eines Monats schaut Ihr in das passende Monats-Register. Schnappt Euch alles was da drin liegt und verteilt es auf die jetzt leeren Tages-Register. Alles was Ihr Heute noch erledigen könnt packt Ihr in das 1. Tages-Register, dass Ihr Euch Heute natürlich auch noch vornehmt.

Der digitale Ansatz

Stichwort papierloses Büro :)
Werbung wird auch hier direkt aussortiert, alles andere landet kompromisslos auf dem Scanner, wird digital abgelegt und das Original anschließend direkt vernichtet. Das erfordert natürlich eine gewisse Konsequenz damit auch wirklich jedes Stück Papier, dass auch nur ansatzweise archivierungswürdig zu sein scheint, sofort digitalisiert wird. Seit Ihr Euch nicht sicher, ob Ihr das Papier aufheben müsst? Scannen! Im Zweifel für das digitale Archiv.

In der digitalen Ablage funktioniert es dann im Prinzip wie beim analogen Ansatz auch. Auch hier könnt Ihr Euch 43 digitale Ordner anlegen und Euch so eine ToDo-Liste aufbauen für die Papierstücke, die Ihr nicht sofort abarbeiten könnt.
Je nach genutzter Software gibt es aber weit bessere Möglichkeiten. So könnt Ihr z.B. problemlos ein Dokument in mehrere Ordner legen. Eine Rechnung kann also wirklich im Garantie-Ordner, im Monats-Eingang und in einer oder mehreren beliebigen Rubrik-Ordnern liegen. Eine Rechnung für ein Objektiv kann also zur selben Zeit im Eingangsordner für Juni 2011, im allgemeinen Garantie-Ordner, in der Foto-Rubrik und im ToDo-Ordner für den 27. (zum Überweisen) liegen ohne dabei mehr Platz zu beanspruchen weil nur Verknüpfungen zum Dokument hinterlegt werden.

Belohnt wird man natürlich mit einer enormen Platzersparnis. Ich möchte gar nicht ausrechnen, wie viele hunderttausend Dokumente auf eine Festplatte passen.
Der Haken ist, dass man die Originale nicht mehr auf Papier hat. Wenn der Steuerberater die Dokumente nicht elektronisch entgegen nehmen kann, dann geht am Jahresanfang das große Drucken los und das nervt nicht nur, es kostet auch Tinte/Toner, Papier und Druckerverschleiß. Spätestens das Finanzamt will in den meisten Fällen Papierbelege sehen.

Wenn Ihr diesen Ansatz dennoch verfolgen möchtet, dann denkt unbedingt an gute und redundante Sicherungen der Dokumentenfestplatte. Ideal ist natürlich ein RAID-System auf dem die Dokumente gespeichert werden, damit sie wirklich immer verfügbar sind, auch wenn mal eine Platte ausfällt. Aber Achtung: Das RAID ersetzt NICHT die Datensicherung! Das RAID sorgt nur für eine hohe Verfügbarkeit.
Das RAID muss also auf jeden Fall auf mindestens eine weitere, externe Platte gesichert werden. Ich empfehle, dass Ihr auf mehrere Platten sichert und dass Ihr mindestens eine Platte auswärts lagert, bei Eltern, Freunden oder gar in einem Bankschließfach.

Ihr habt nur noch die digitalen Daten und ein weiser Spruch besagt, dass Daten, von denen es nicht mindestens zwei Kopien gibt, nicht existieren.

Der Parallel-Mix

Ich fahre einen Mix aus elektronischer Ablage und klassischer Papierablage. Vielleicht ist das auch etwas für Euch?

Der Hintergrund:

  • 1.) Ich selbst hasse aufwendiges Suchen und das ständige überlegen, ob ein Papier nun in dieser oder in jener Rubrik abgeheftet werden muss. Die Lösung wäre also der digitale Ansatz.
  • 2.) Für den Steuerberater und das Finanzamt benötige ich aber die Papierbelege zum einreichen. Also eigentlich den analogen Ansatz. Dafür habe ich aber zu wenig Platz und, wie oben schon erwähnt, auch keine wirkliche Lust.

Meine Lösung:

  • zu 1.) Wenn ich Papier bekomme (Rechnungen, Belege, …) dann werden die direkt gescannt (ScanSnap 1500M macht das ratz-fatz) und an DevonThink Pro Office geschickt (macht OCR automatisch). Im Eingang von DevonThink benenne ich das Dokument ggf. noch um (Firma, Produkt oder Zweck) und schiebe es in einen Ordner (wobei automatisch sinnvolle Vorschläge von DevonThink gemacht werden). Gehört es in mehrere Kategorien erzeuge ich mit cmd-L einfach Links und ziehe die in die passenden Ordner. Kommt ab und an mal vor und ist dann ganz praktisch.
  • zu 2.) Jetzt wo ich, für mich, das Papier elektronisch sinnvoll abgelegt habe muss ich mir weniger Gedanken um das Papier machen. Ich habe für geschäftliches einen Ordner mit Klarsichthüllen für jeden Monat, jeweils eine für Einnahmen und eine für Ausgaben, also 24 Hüllen. Zack, rein damit. Der Steuerberater hat so alles nach Monat sortiert vorliegen und kommt schnell durch. Das Finanzamt interessiert sich nicht für die Ordnung sondern möchte nur die Belege sehen. Privates ist in anderen Ordnern nach groben Kategorien abgeheftet, z. B. in einem Bank-Ordner in dem einfach alles chronologisch abgeheftet wird.

Das klingt jetzt nach doppelter Arbeit, ist es aber nicht wirklich. Dadurch, dass ich die Papiere jetzt ohne großes Überlegen ablegen kann kostet das kaum Zeit. Wenn ich dagegen jetzt etwas suche, so finde ich es digital sehr schnell wieder, dann Volltextsuche. Und für den Steuerberater ist am Jahresende schon alles fertig und ich muss nicht haufenweise Papier bedrucken.

Hier noch ein Tipp:
Ich mache mir zusätzlich noch den Aufwand, alle Ein- und Ausgänge in Tabellen zu notieren (Ein Numbers-Dokument), wiederum nach Monat. Eine weitere Tabelle zeigt mir Quartalssummen für die Umsatzsteuervoranmeldung und Jahressummen für meine Planung. Dieses Dokument hilft dem Steuerberater sehr schnell einen Überblick für das Geschäftsjahr zu bekommen. Das reduziert den Zeitaufwand für die Bearbeitung und somit auch die Kosten.

Nun sind natürlich neben den digitalen Dokumenten auch noch alle Papierstücke vorhanden. Aber jetzt ist das Aussortieren bei Platzmangel wesentlich einfacher geworden!

In (naher) Zukunft schmeiße ich alle alten Papierbelege weg (Ich empfehle dafür einen Shredder mit Kreuzschnitt) und behalte maximal das laufende und das Vorjahr für den Fall der Fälle als Papier. Das wird meine Ordner extrem ausdünnen und einige Ordner überflüssig machen. Alle Papiere (Versicherungszeug etc.) habe ich elektronisch vorliegen und ich mache regelmäßig Backups.

Und wie beherrscht Ihr die Papierflut?

10 Kommentare

  1. Immer wieder interessant, wenn man auf jemanden trifft, der – exakt – den selben Workflow hat, wie ich auch.

    Seit 8 Jahren benutzte ich DEVONthink. Genau wie Du scanne ich meine jobbezogenen Dokumente per OCR ein und habe eine jährliche DEVONthink Datenbank. Die ist unterteilt in die verschiedenen Kategorien (Ordner). Jeder Ordner hat eine Nummer und die Bezeichnung des Inhalts (zum Beispiel “4 Bürobedarf”). Der Ordner mit den Originalpapieren bekommt Trennregister, auf denen nur die Nummer des DEVONthink Ordners steht. Das hat den Vorteil, dass ich die Reihenfolge auch mal ändern kann, wenn ich möchte.

    Zusätzlich erhalten Einnahme- und Ausgabebeläge das Tag “inkl. Ust. Numbers” in DEVONthink und ich erstelle einen Smartfolder für dieses Tag in DEVONthink. Diese Beläge tauchen dann auch als Eintrag in meiner Numberstabelle auf, in der ich Einnahmen, Ausgaben und Mwst. protokolliere. So kann ich für die Steuer schnell einen Abgleich machen, ob alle Beläge vorhanden sind und meine Steuerberaterin ist auch zufrieden :)

  2. Mein Workflow ist auch der Parallel-Mix. Ich scanne alles ein und lass es per YEP verwalten. Durch die Tag-Wolken-Suche finde sehr schnell das gesuchte Dokument. Die Briefe wandern danach in eine Schublade. Wenn ein (Kalender-) Jahr vorbei ist, wandert es in ein Karton. Nach den Aufbewahrungsfristen von den Originalen, muss ich den Inhalt vom Karton einfach nur vernichten. :)

  3. Mein Workflow sieht (bald) genau so aus. Auch ich bin ein großer Freund von DEVONthink. Allerdings habe ich noch Hemmungen, alte Papiere weg zu schmeißen (der Shredder ist natürlich ein Muss). Ich könnte mir vorstellen, meine alten (Papier-) Dokumente in einer Archiv-Box (http://www.amazon.de/gp/product/B000TK198S/) im Keller zu sammeln.

    Das mit den Klarsichthüllen gefällt mir gut. Danke dafür!

    Ist es nicht so, das Gewerbetreibende alle Papiere zehn Jahre aufheben müssen?

  4. Digital… das hätte ich auch gerne. Mich schreckt aber das einscannen der ganzen Belege noch etwas ab. Und…

    Eigentlich müßte man aber als Selbständer die Originalbelege aufheben. Und das 10 Jahre. Eine ausgedruckte Kopie hilft da bei einem nissigen Finanzbeamten nix. z.B. für den Vorsteuerabzug. Kommt aber eher selten vor. Besonders bei einem kleineren Gewerbe.

    Als Steuerberater (bzw. Angestellte eines Steuerberaters, was ich bin) finde ich solche digitalaufbereiteten Buchhaltungen super!

    Und bei Garantiefällen reicht eine Kopie der Rechnung?

    Ja, ich bin wie man merkt vom Fach und mache deshalb alles sehr akribisch. Alles schön sortiert, aufgelistet und gebucht in super beschrifteten Ordner… das hätte ich gerne. Und bis ich es endlich mal geschafft habe diesen Zustand zu erreichen sammle ich in Schubladen und Kartons. :)

  5. Ich bin gerade dabei, möglichst viel auf Digital umzustellen (gerade einen Scansnap ix500 gekauft) und habe mit großem Interesse den Artikel gelesen.

    Da der Artikel allerdings nahezu drei Jahre alt ist, möchte ich kurz nachfragen, ob Du immer noch so verfährst oder ob Du das Eine oder Andere noch verbessern konntest.

    Ich suche auch noch eine Software zum Dokumentenmanagement – verwendest Du noch DevonThink oder hast Du mittlerweile etwas Besseres gefunden?

    Danke,
    Tobias

  6. Kurze Rückmeldung:
    Ich habe mittlerweile alle meine Versicherungs- und Finanzunterlagen der letzten 10 Jahre in DevonThink Pro Office (Demo) importiert. Platzbedarf ca. 500MB.

    Das OCR lasse ich von der ScanSnap-Software machen, da diese deutlich schneller ist als DavonThink und die PDFs dann nicht ein zweites Mal komprimiert werden.

    Sehr hilfreich finde ich die Möglichkeit, das Datum und den Titel des Dokumentes aus dem PDF zu extrahieren. Für den Titel markiert man den gewünschten Text im PDF und drückt Ctrl+Cmd+i, für das Datum installiert man das Applescript im folgenden Link, dann erkennt DevonThink Pro sehr viele Datumsformate (“1. Januar 2010″, “01.01.10″, …) und setzt das Erzeugungsdatum der Datei entsprechend:
    http://macblogbyroadrunner.blogspot.de/2011/12/erstellungsdatum-in-devonthink-pro.html

    Ich werde jetzt für einige Zeit parallel fahren und alles sowohl elektronisch als auch analog abheften, bis ich dem System vertraue.

    Grüße,
    Tobias

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